Hotărârea nr. 181/2011

HOTĂRÂREA NR.181 privind aprobarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Sibiu (Abrogată de HCL NR. 366/2016)

JUDEȚUL SIBIU

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI SIBIU


HOTĂRÂREA NR.181

privind aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu

Consiliul Local al Municipiului Sibiu întrunit în ședința ordinară la data de 26.05.2011,

Analizând raportul nr. 32004/2011, prin care Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu propune aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare propriu,

Văzând raportul Comisiei pentru administrație publică locală, juridică, apărarea ordinii publice, respectarea drepturilor și libertăților cetățenilor,

în conformitate cu prevederile H.C.L. nr. 160/28.04.2011 privind aprobarea Organigramei și Statului de funcții al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu , art. III alin. 1 din OUG nr. 63/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr. 273/2006 privind finanțele publice locale precum si pentru stabilirea unor masuri financiare și a pct. 14 lit „a” din Legea nr. 13/2011 privind aprobarea OUG nr. 63/2010, HG nr. 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitara a dispozițiilor in materie de stare civila, art. 100 alin 1 din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare, republicată ,

în temeiul dispozițiilor art. 36 alin. 2 lit. a și alin. 3 lit. b precum și ale art. 45 alin. 1 din Legea nr. 215/2001 privind administrația publică locală, cu modificările și completările ulterioare, republicată

HOTĂRĂȘTE:

Art.l. -Se aprobă Regulamentul de Organizare și Funcționare al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu conform anexei 1 care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art. 2 începând cu data adoptării prezentei hotărâri se revocă H.C.L. nr. 285/26.08.2010 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al SPCEP al Municipiului Sibiu.

Art. 3 Primarul Municipiului Sibiu și Directorul executiv al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu vor asigura executarea prevederilor prezentei hotărâri.

Adoptata in Sibiu, la data de 26.05.2011.

Președinte



Contrasemnează Secretar Nisto

win Ilie


Județul Sibiu                            Anexa 1 la H.C.L nr. 181/2011

Consiliul Local al Municipiului Sibiu

REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE AL SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENTA A PERSOANELOR

CAPITOLUL I DISPOZIȚII GENERALE

Art. 1 - Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu , denumit în continuare serviciul public comunitar, se organizează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Sibiu și este serviciu public de interes local cu personalitate juridică, constituit în temeiul art.l alin.(l) din Ordonanța Guvernului nr.84/2001 privind înființarea , organizarea și funcționarea seviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare,

Art.2 - (1) Scopul serviciului public comunitar este acela de a exercita competențele ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare civilă și evidență a persoanelor, precum și de eliberare a documentelor.

(2) Activitatea serviciului public comunitar local se desfășoară în interesul persoanei și al comunității , în sprijinul instituțiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii.

Art. 3-Sediul serviciului public este în Mun Sibiu, B-dul Victoriei nr. 1-3, telefon 0269/208840, fax: 0269/208845, e-mail : evidentapersoanelor@sibiu.ro

Art.4 - (1) în vederea îndeplinirii atribuțiilor , Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu este constituit, potrivit prevederilor art.4 alin.(l) din Ordonanța Guvernului nr.84/2001 privind înființarea, organizarea si funcționarea serviciilor publice comunitare de evidenta a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare, prin reorganizarea compartimentului de stare civilă din aparatul propriu al Consiliului Local al Municipiului Sibiu și a Biroului de Evidență Informatizată a Persoanei Sibiu, care a făcut parte din structura de evidență informatizată a persoanei a municipiului.

(2) Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu este organizat la nivel de serviciu și are în componență două servicii și un compartiment având ca principale atribuții: înregistrarea actelor și eliberarea certificatelor de stare civilă, evidența persoanelor și eliberarea cărților de identitate și a celor de alegător, informatică, contabilitate, resurse-umanc, juridic, analiză-sinteză , secretariat - arhivă și relații cu publicul.

Art.5 — (1) Directorul executiv al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu este numit sau eliberat din funcție prin hotărâre a consiliului local, în condițiile legii , cu avizul Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date în conformitate cu prevederile art. 9 alin.(2) din metodologia aprobată prin Hotărârea Guvernului nr.2104/2004.

Art.6 - în îndeplinirea prerogativelor cu care este investit , Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu cooperează cu celelalte structuri ale consiliului local, ale Ministerului Administrației și Internelor și colaborează, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare , cu autoritățile publice , societăți , agenți economici, precum și cu persoane fizice.

CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI

Art.7 - (1) Structura organizatorică și numărul de posturi al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu sunt stabilite conform Organigramei și Statului de funcții prin Hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Sibiu, avizate de către Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date și de către Agenția Națională a Funcționarilor Publici cu respectarea prevederilor OUG nr. 63/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, precum si pentru stabilirea unor masuri financiare.

  • (2) Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu are atribuții pe linie de :

  • a) - stare civilă

  • b) - evidență a persoanelor

  • c) - informatică;

  • d) - contabilitate, resure-umane, juridic

  • e) - analiză- sinteză , secretariat - arhivă și relații publice.

  • (3) Structura organizatorică a Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu este următoarea:

  • a) Director executiv

  • b) Serviciul Stare Civilă

  • c) Serviciul de Evidență a Persoanelor

  • d) Compartimentul Contabilitate, Resurse-Umane, Juridic

Art.8 - (1) Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu execută atribuțiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluționarea cererilor cetățenilor care au domiciliul sau reședința pe raza de competență.

(2) în vederea atingerii obiectivelor stabilite , activitatea serviciului arc la bază relații de autoritate (ierarhice , funcționale) , de cooperare , de coordonare și control, potrivit atribuțiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte.

Art.9 - (1) Relațiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local și structurile subordonate acestuia în scopul menținerii , păstrării și perfecționării stării de funcționalitate a serviciului. Același tip de relații se stabilesc între șefi și personalul subordonat acestora.

(2) în cadrul serviciului public se organizează compartimente. în cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcții de conducere , se stabilesc relații de autoritate funcționale între personalul cu funcția cea mai mare numit coordonator de compartiment și restul personalului acestor structuri , în vederea îndrumării și îmbinării în mod unitar. în conformitate cu scopurile și obiectivele propuse, a activității acestora și a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare și asigurării unității de acțiune în îndeplinirea obiectivelor.

Art.10 - La nivelul serviciului public comunitar local, activitatea de control și coordonare este atributul conducerii și se realizează direct, ori prin intermediul șefului de serviciu sau compartiment. De asemenea, în activitatea de control pe linii specifice de muncă, conducerea serviciului poate angrena și alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

Art.ll - Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu primește și soluționează cererile cetățenilor pe probleme specifice de stare civilă și evidență a persoanelor din Municipiul Sibiu precum și din cele 10 comune arondate la care nu s-au constituit servicii publice comunitare locale, după cum urmează:-Cristian -Gura-Râului -Marpod-Poplaca -Rășinari -Roși-Șelimbăr -Slimnic -Șura Mare,-Vurpăr .

CAPITOLUL III CONDUCEREA SERVICIULUI

Art.12 - Conducerea Serviciul Public Comunitar de Evidentă a Persoanelor al Municipiului Sibiu este asigurată de directorul executiv.

Art.13 - (1) Directorul executiv reprezintă serviciul public comunitar local în relațiile cu șefii celorlalte structuri din aparatul propriu al consiliului local și a serviciilor publice subordonate acestuia, cu comandanții(șcfii) unităților din Ministerul Administrației și Internelor, cu instituțiile și organismele din afara sistemului Ministerul Administrației și Internelor, potrivit competențelor legale.

  • (2) în aplicarea ordinelor și instrucțiunilor de nivel superior, directorul executiv al serviciului public comunitar local emite decizii obligatori pentru tot personalul din subordine , în conformitate cu prevederile legale.

  • (3) în condițiile legii și reglementărilor specifice, directorul executiv al serviciului public comunitar local poate delega atribuții din competența sa altor persoane din subordine.

Art.14 - Directorul executiv al serviciului public comunitar local răspunde în fața consiliului local de întreaga activitate pe care o desfășoară, potrivit prevederilor fișei postului.

(2) Personalul serviciului public comunitar local răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară , în fața directorului executiv.

CAPITOLUL IV

SITUAȚIA FINANCIARĂ ȘI MATERIALĂ A SERVICIULUI

Art. 15 - (1) Finanțarea cheltuielilor curente si de capital ale Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu se asigura din venituri proprii si subvenții de la bugetele locale.

Art.16 - Veniturile proprii ale serviciului public prevăzute la art. 15 provin din sumele încasate din activitatile de eliberare a documentelor, prin valorificarea formularelor utilizate in procesul de eliberare a acestora și prin furnizarea, in condițiile legii, a datelor referitoare la persoană, precum și din donații si sponsorizări.

Art. 17-Contravaloarea cărții de identitate și a cărții de identitate provizorii se constituie ca venit propriu al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu , emitent al acestor documente.

CAPITOLUL V

ATRIBUȚIILE SERVICIULUI PUBLIC

Art.18 - Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Mun.Sibiu are următoarelor atribuții principale:

  • a) întocmește, tine evidenta si eliberează certificatele de stare civila;

  • b)  înregistrează actele si faptele de stare civila, precum si mențiunile si modificările intervenite in statutul civil, in domiciliul si reședința persoanei, in condițiile legii;

  • c)  întocmește si pastreaza registrele de stare civila, in condițiile legii;

  • d)  întocmește, completează, rectifica, anulcaza sau reconstituie actele de stare civila si orice mențiuni efectuate pe actele de stare civila, in condițiile legii;

  • e) Actualizează Registru] național de evidență a persoanelor cu datele de identificare și adresele cetățenilor care au domiciliul în raza de competență teritorială a serviciului public comunitar;

  • f) Furnizează, în cadrul Sistemului național informatic de evidenta a populației, date necesare pentru actualizarea Registrului permanent de evidenta a populației;

  • g) Utilizează si valorifica Registrul național de evidenta a persoanelor;

  • h) Furnizează, in condițiile legii, datele de identificare si de adresa ale persoanei către autoritatile si instituțiile publice centrale, județene si locale, agenții economici si către cctateni;

  • i) Constata contravențiile si aplica sancțiuni, in condițiile legii;

  • j)  Primește, cererile si documentele necesare in vederea eliberării cărților de identitate, cărților de alegator,

  • k) Ține registrele de evidenta pentru fiecare categorie de documente eliberate.

  • l) îndeplinește și alte atribuții stabilite prin reglementări legale,

Secțiunea I

ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ

Art.19 - Pe linie de stare civilă, Serviciul Stare Civilă are următoarele principale atribuții:

  • 1. întocmește, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite certificate doveditoare privind actele și faptele de stare civilă înregistrate; înscrie mențiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimite comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul I sau, după caz, exemplarul II,

  • 2. înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

  • 3. Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare și înscrise în formulare

  • 4. Eliberează gratuit, la cererea autorităților publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum și fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie,

  • 5. Eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la mențiunile existente pe marginea actului de stare civilă;

  • 6. Trimite structurilor de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorialâ, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuții vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetățenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă câ persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. de ultimul loc de domiciliu;

  • 7. Trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor incorporabili sau recruților,

  • 8. Primește de la structurile de stare civilă pe care le arondează, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare;

  • 9. întocmește buletine statistice de naștere, de căsătorie, de deces, de divorț în conformitate cu normele Institutului Național de Statistica, pe care le trimite, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcția Județeană de Statistica;

  • 10. Dispune măsurile necesare păstrării registrelor și certificatelor de stare civilă în condiții care sâ asigure evitarea deteriorării sau a dispariției acestora și asigură spațiul necesar destinat desfășurării activității de stare civilă;

  • 11. Atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care Ic păstrează și le arhivează în condiții de deplină securitate;

  • 12. Promovează la cererea persoanei în cauză sau a reprezentantului legal ori din oficiu, procedura de modificare a codului numeric personal atribuit sau înscris greșit în actele de stare civilă, înscrie prin mențiune pe marginea actelor de stare civilă C.N.P.-ul atribuit și comunicat de către structurile județene de evidență a persoanelor,

  • 13. Întocmește, eliberează, actualizează și conduce evidența livretului de familie, în condițiile legii;

  • 14. Reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parțial sau total, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare și aplicarea sigiliului și parafei ofițerilor de stare civilă;

  • 15. Primește cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă și documentele prezentate în motivare și efectuează verificarea acestora,;

  • 16. Primește cererile de înscriere de mențiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorț, adopție, schimbare de nume și/sau prenume, precum și documentele ce susțin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii mențiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;

  • 17. întocmește la cererea persoanelor îndreptățite a documentației privind înscrierea prin mențiune pe marginea actelor de stare civilă a numclui/prenumelui retradus sau cu ortografia limbii materne, întocmește referatul de specialitate și îl înaintează spre aprobare Primarului Mun.Sibiu, operează pe marginea actelor de stare civilă dispozițiile de ortografiere în limba maternă, transmite comunicările de mențiuni pentru înscrierea în registrele de stare civilă exp. II și eliberează noile certificate de stare civila cu numele/prenumele retradus sau cu ortografia limbii materne persoanelor îndreptățite;

  • 18. Primește cererile de transcriere a certificatelor și extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoțite de actele ce le susțin, întocmește referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentație, în vederea avizării prealabile de către D.J.E.P. Sibiu în coordonarea cărora se află;

  • 19. Primește cererile de rectificare a actelor de stare civilă și efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a mențiunilor înscrise pe acestea, întocmește documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le înaintează D.J.E.P. SIBIU pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziției de aprobare/rcspingerc de rectificare de către Primarul Municipiului Sibiu,

  • 20. Primește cererile de reconstituire și întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmește documentația și referatul prin care se propune Primarului Mun. Sibiu emiterea dispoziției de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al D.J.E.P. Sibiu;

  • 21. înaintează la D.J.E.P. Sibiu exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate mențiunile din registrul de stare civilă - exemplarul I;

  • 22. Sesizează imediat D.J.E.P. Sibiu , în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special.

  • 23. Eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptățite, certificate care să ateste componența familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate,

  • 24. Propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și cerneală specială, pentru anul următor, și îl comunică serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor;

  • 25. Efectuează verificările necesare avizării cererilor de reconstituire și de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetățenii români și persoanele Iară cetățenie domiciliate în România;

  • 26. Efectuează verificări și întocmește referate cu propuneri în vederea avizării de către S.P.C.J.E.P. a cererilor dc transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, precum și a cererilor dc rectificare a actelor de stare civilă;

  • 27. Efectuează verificări și întocmește referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătoreasca a actelor de stare civilă și a mențiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariției și a morții unei persoane, precum și înregistrarea tardivă a nașterii;

  • 28. întocmește referate pentru aprobarea de către primar a înhumării cadavrelor neidentificate, fără aparținători sau a căror aparținători sunt persoane aflate în nevoie și le înaintează biroului administrativ în vederea înhumării acestora;

  • 29. La solicitarea instanțelor judecătorești pentru soluționarea acțiunilor privind înregistrarea tardivă a nașterii persoanelor care au depășit vârsta de 14 ani efectuează verificările specifice prevăzute de HG. nr. 64/2011 întocmind referatul de specialitate și comunicând instanței contuziile SPCEP Sibiu privind temeinicia sau netemeinicia cererii reclamanților precum și dalele dc stare civilă care au fost stabilite în urma verificărilor efectuate,

  • 30. înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, mențiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunțarea la cetățenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P. Sibiu.;

31 .Efectuează verificări cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă întocmid referatul de specialitate ;

  • 32. Colaborează cu direcțiile de sănătate județene și cu maternitățile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fara acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscuta și a cazurilor de părăsire a copiilor nou-nâscuți și neînregistrați la starea civilă;

  • 33. Colaborează cu unitățile sanitare, Direcția Generală Protecția Copilului, denumită în continuare D.G.P.C., și reprezentanții serviciului public de asistență socială, denumit în continuare S.P.A.S., și unitățile de poliție, după caz, pentru cunoașterea permanentă a situației numerice și nominale a persoanelor cu situație neclară pe linie de stare civilă și de evidență a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum și pentru clarificarea situației persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;

  • 34. Transmite lunar la D.J.E.P. Sibiu situația indicatorilor specifici,

  • 35. Transmite semestrial la D.J.E.P. Sibiu situația căsătoriilor mixte.

  • 36. Primește cererile dc divorț pe cale administrativă, semnate personal dc către ambii soți, în fața ofițerului de stare civilă delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsătorie sau pe raza căreia se află ultima locuință comună a soților, înregistrează cererile de divorț pe cale administrativă, în Registrul dc intrare -ieșire al cererilor dc divorț și acordă soților un termen de 30 de zile calendaristice, pentru eventuala retragere a acestora,

  • 37. Confruntă documentele cu care se face dovada identității solicitanților (cererile de divorț pe cale administrativă, certificatele de naștere, certificatul de căsătorie și actele de idenititatc și, după caz, declarațiile pe propria răspundere, date în fața ofițerului dc stare civilă, în cazul în care ultima locuință declarată nu este aceeași cu domiciliul sau reședința ambilor soți înscrisă în actele de identitate) și constituie dosarul de divorț.

  • 38. Constată desfacerea căsătoriei prin acordul părților, în condițiile H.G. nr. 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitara a dispozițiilor in materie dc stare civila, eliberează certificatul de divorț care va fi înmânat foștilor soți într-un termen de maxim 5 zile lucrătoare,

39.Solicită, prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P. Sibiu , alocarea din Registrul unic al certificatelor de divorț, a numărului certificatului de divorț, care urmează a fi înscris pe acesta,

  • 40. înregistrează , în R.N.E.P., mențiunile referitoare la desfacerea căsătoriei pe calc administrativă, în baza comunicărilor trimise dc primăriile unităților administrativ teritoriale care are în păstrare actul de căsătorie , de primăriile unităților administrativ-teritoriale de la domiciliul soților care nu au în păstrare actul dc căsătorie, de notarii publici,

  • 41. întocmește și conduce Registrul de evidență a sesizărilor pentru deschiderea procedurii succesorale pentru persoanele decedate și înregistrate și le înaintează Camerei Notarilor Publici, pentru defuncții cu ultimul domiciliu în municipiul Sibiu a căror moștenire cuprinde bunuri imobile;

  • 42. Constată contravențiile și aplică sancțiuni, în condițiile legii;

  • 43. Desfășoară activități de primire, examinare, evidență și rezolvare a petițiilor cetățenilor;

  • 44. întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial, semestrial și anual, în cadrul serviciului public local, precum și procesele- verbale de scădere de gestiune;

  • 45. Răspunde de activitățile de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei;

  • 46. Asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;

  • 47. îndeplinește și alte atribuții stabilite prin reglementări legale ori dispuse de conducerea serviciului

  • 48. Pentru îndeplinirea întocmai a atribuțiilor și sarcinilor din competență, răspunde de aplicarea întocmai a dispozițiilor legale, a ordinelor și instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;

Secțiunea II

ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ȘI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE

Art.20 - în domeniul evidenței persoanelor și eliberării actelor de identitate, Serviciul de Evidență a Persoanelor are următoarele atribuții :

  • 1. Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate și a cărților de alegător, sens în care primește , analizează și soluționează cererile pentru eliberarea cărților de identitate, stabilirea, schimbarea domiciliului, schimbarea domiciliului din străinătate în România, dobândirea și redobândirea cetățeniei române, precum și înscrierea vizei de reședință , în conformitate cu prevederile legale;

  • 2. Pentru îndeplinirea atribuțiilor și sarcinilor din competență , răspunde de aplicarea întocmai a dispozițiilor legale , a ordinelor și instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidență a persoanelor;

  • 3. Asigură distribuirea spre completare a formularelor specifice fiecărui serviciu solicitat de cetățean;

  • 4. Asigura furnizarea informațiilor solicitate de cetățeni în legătură cu întocmirea și eliberarea actelor de identitate si a actelor de stare civila, stabilirea ori schimbarea domiciliului precum și acordarea vizei de reședință în conformitate cu prevederile legale la Punctul de Informare Cetățeni;

  • 5. Preia actele necesare și formularele completate, verificând autenticitatea documentelor, și modul de completare a formularelor;

  • 6. înregistrează cererile de eliberare a C.I., C.I.P. și de înscrierea vizei de reședință și completează rubricile specifice din formulare și registre;

  • 7. Identifică - pe baza mențiunilor operative - elementele urmărite, cele cu interdicția prezenței în anumite localități ctc. și anunță unitățile de poliție în vederea luării măsurilor legale ce se impun;

  • 8. Execută activități specifice de identificare a cetățenilor care reclamă pierderea sau furtul actelor de identitate;

  • 9. Preia imaginile cetățenilor cu stația fixă de preluare a imaginii, verifică cererile de eliberare a actului de identitate și de înscriere a reședinței în vederea prevenirii situațiilor substituirilor de persoane;

  • 10. Completează formularele specifice și aplică în actele de identitate mențiunile privind reședința, CNP și alte date;

  • 11. Aplică vize de reședință la solicitarea administratorilor locurilor de cazare în comun: cămine studențești și de elevi, așezăminte de ocrotire a minorilor și persoanelor vârstnice, fundații, alte instituții precum și cetățenilor care se prezintă individual în ghișeu;

  • 12. Preia actele cetățenilor care (re)dobândesc cetățenia română și cetățenilor români care solicită schimbarea domiciliului din străinătate în România;

  • 13. Completează cărți provizorii de identitate la cererea cetățenilor, aresturilor, așezămintelor de ocrotire etc., și prezintă cererile la semnat titularilor, la ridicare;

  • 14. După producerea C.I. și cărților de alegător, completează pe cerere seria și numărul C.I. și C.A., data producerii și expirării, precum și mențiunea reședinței - dacă este cazul;

  • 15. Eliberează, pe bază de semnătură, cărțile de identitate și de alegător, cărțile de identitate provizorii și cărțile de identitate în care s-a înscris viza de reședință;

16.1a măsuri pentru recuperarea C.I., C.I.P., C.A., și B.I. retrase de la cetățeni urmare expirării, schimbării domiciliului, schimbării datelor de stare civilă, decesului etc., completează procesul-verbal de distrugere și participă efectiv la distrugerea acestora, în conformitate cu prevederile legale în vigoare ;

17.Soluționează   cererile cetățenilor români, persoane majore nepuse în

legalitate pe linie de evidența persoanelor, în vederea obținerii actului de identitate;

  • 18. Actualizează Registrul permanent de evidență a populației cu informațiile din cererile cetățenilor pentru eliberarea actului de identitate precum și din comunicările autorităților publice prevăzute de lege;

  • 19. Desfășoară activități de primire, examinare și rezolvare a petițiilor cetățenilor;

  • 20. întocmesc tabelele cu persoanele majore rcstanțierc și ale tinerilor între 14 și 18 ani care nu s-au prezentat la ghișeul S.E.P. în vederea punerii în legalitate pe care le înaintează structurilor locale ale Poliției de Ordine Publică (municipale și comunale), însoțite de invitațiile-tip redactate de către SEP Sibiu spre a fi înmânate celor în cauză,

  • 21. Desfășoară activități specifice în cooperare cu unitățile din cadrul Ministerului Administrației și Internelor sau altor ministere, autorități și instituții centrale sau locale, în vederea identificării anumitor persoane și realizării certitudinii cu privire la identitatea acestora, în cazurile persoanelor în vârstă de peste 18 ani care nu au avut acte de identitate, sau cu acte de identitate incertă

22.Sprijină formațiunile operative ale Ministerului Administrației și Internelor ori alte autorități în stabilirea cu certitudine a identității persoanelor ca nu-și pot declina identitatea, internate în unități sanitare sau de ocrotire socială, abandonate în locuri publice, copiilor abandonați în maternități, spitale și alte așezăminte ori cadavrele cu identitate necunoscută;

  • 23. Asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;

  • 24. întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual, în cadrul serviciului, precum și procesele-verbale de scădere din gestiune;

25.Soluționează cererile formațiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiție, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice și juridice, privind verificarea și identificarea persoanelor fizice;

26.Organizează, asigură conservarea și utilizează, în procesul muncii, evidențele locale, manuale și automate;

  • 27. Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unități sanitare și de protecție socială, precum și celor aflate în arestul unităților de poliție din zona de responsabilitate;

  • 28. Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unități sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;

  • 29. Efectuează deplasări cu stația mobilă pentru preluarea imaginilor necesare punerii în legalitate a cetățenilor cu acte de identitate aflați în situații speciale, la solicitarea așezămintelor de ocrotire și aparținătorilor

  • 30. Primește cererile și a documente justificative, verifică și confirmă datele de stare civilă înscrise în Formularul E401 privind prestațiile familiale exportabile în țările U.E.;

  • 31. Verifică și furnizează datele cu caracter personal în condițiile Legii 677/2001 (înregistrare corespondență, documentație, verificări în RNEP, întocmirea de adrese cu răspuns către autorități , instituții publice, persoane fizice si juridice),

  • 32. Arc acces la informații cu caracter clasificat, asigurând păstrarea confidențialității și exploatarea acestora cu respectarea strictă a dispozițiilor legale în materie;

  • 33. Asigură securitatea documentelor serviciului.

34.Soluționează în termen audiențele, petițiile, cererile și reclamațiile cetățenilor

  • 35. Constată contravențiile si aplică sancțiuni contravenționale în condițiile prevăzute de art. 42 din O.U.G. nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința si actele de identitate ale cetățenilor români, cu modificările și completările ulterioare;

  • 36. Răspunde de activitatea de conservare și exploatare a evidențelor aflate în conservare (fișele de evidență locală, exemplarul II al Cărții de Imobil, celelalte documente din arhivă, conform reglementărilor în vigoare);

  • 37. Organizează și sistematizează întreaga arhivă a serviciului, în conformitate cu Nomenclatorul Arhivistic al S.P.C.E.P. Sibiu, legislația în vigoare și dispozițiile și precizările M.A.I., propunând, la termenele legale, scoaterea unor tipuri de documente în vederea distrugerii;

Secțiunea III

ATRIBUȚII PE LINIE INFORMATICĂ

>

Art.21 - Pe linie informatică, Serviciul de Evidentă a Persoanelor are următoarele atribuții principale:

  • a) Actualizează Registrul național dc evidență a persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere și alte autorități ale administrației publice centrale și locale, precum și a documentelor prezentate de cetățeni cu ocazia soluționării cererilor acestora;

  • b) Preia în Registrul național de evidență a persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuții vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum și actele de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

  • c) Preia imaginea cetățenilor care solicită eliberarea actelor de identitate

  • d) Operează în RNEP data înmânării cărții de identitate și alegător;

  • c) Execută activități pentru întreținerea preventivă a echipamentelor din dotare;

  • f) Evidențiază incidentele de hard-soft și de aplicație;

  • g) Clarifică neconcordanțele dintre nomenclatorul arterelor de circulație și situația din teren, respectiv din documentele cetățenilor;

  • h) Rezolvă erorile din baza de date județeană(constatatc cu ocazia unor verificări sau semnalate de alți utilizatori sau alte instituții);

  • i) Furnizează, în condițiile legii, datele de identitate și de adresă ale persoanei către autoritățile și insituțiile publice centrale, județene și locale, agenții economici și către cetățeni, în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic, în condițiile legii;

  • j) Administrează rețeaua și domeniul sistemului informatic pe probleme de competența serviciului public comunitar local;

  • k) Desfășoară activități de studiu și documentare tehnică, în scopul cunoașterii tehnologiilor în domeniul informatic și a posibilităților de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic local;

  • l) Colaborează cu specialiștii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administrației și Internelor, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

  • m) Execută operații de instalare a sistemelor de operare a software-ului dc bază și de aplicație pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local și participă la depanarea și repunerea în funcție a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiștii firmei care asigură asistența tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicație și software;

  • n) Asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și ia măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate și secrete dc serviciu;

  • o) Execută, ori de câte ori se impune, activități de instruire a întregului personal cu privire la noutățile hard și soft apărute sau implementate în munca de evidență a populației;

  • p) Execută alte sarcini dispuse de conducerea serviciului

Art.22 - Pe linie informatică, Serviciul Stare Civilă are următoarele atribuții principale:

  • a) întocmește în sistem informatic actele de stare civilă în scopul constituirii bazei de date locale și al creării unui sistem informatic integrat de evidență a persoanelor Introduce datele de stare civilă aliate în arhiva proprie în scopul constituirii bazei de date locală pe linie de stare civilă;

  • b) Actualizează baza de date locală pe linie de stare civilă ca urmare a modificărilor intervenite în statutul civil al persoanei;

  • c) întreține și administrează baza de date locală pe linie de stare civilă;

  • d) Rezolvă erorile din baza de date locală pe linie de stare civilă ( constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alti utilizatori);

  • e) Execută activități pentru întreținerea preventivă a echipamentelor din dotare;

  • f) Colaborează cu specialiștii structurilor informatice interconectate la datele de baze comune ale Ministerului Administrației si Internelor în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

  • g) Asigura protecția datelor si informațiilor gestionate și ia masuri dc prevenire a scurgerii de informații cu caracter personal;

  • h) Lunar, asigură intocmirea situațiilor statistice privind nașterile, decesele, copii decedați 0-14 ani, veteranii decedați, certificatele de stare civilă anulate precum și tabelul cuprinzând extrasele pentru uz oficial de pe actele de căsătorie pe care au fost operate sentințele de divorț.

Secțiunea IV

ATRIBUȚII PE LINIE DE CONTABILITATE, RESURSE-UMANE, JURIDIC

Art.23 - Pe linie financiar-contabilă, Compartimentul Contabilitate, Resurse-umane, Juridic are următoarele prineipale atribuții:

  • a) Efectuează controlul financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor patrimoniale;

  • b) Răspunde de efectuarea calculelor de fundamentare a indicatorilor economico - financiari și întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli pe an și defalcat pe trimestre;

  • c) Asigură analiza lunară a încadrării în creditele bugetare prevăzute în BVC și ia măsuri de întocmire a referatului de modificare a trimestrialitătii, atunci când nu se asigură încadrarea în creditele bugetare prevăzute în BVC și defalcate pe trimestre;

  • d) Asigură plata la termen a sumelor care constituie obligațiile serviciului public față de bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, bugetul asigurărilor de șomaj, bugetul asigurărilor de sănătate;

  • e) Asigură și răspunde de efectuarea corectă și la timp a calculelor privind drepturile salariale ale personalului;

  • f) Asigură desfășurarea ritmică a operațiunilor de decontare cu furnizorii. Ia măsuri pentru respectarea O.U.G. 34/2006 privind achizițiile publice;

  • g) Asigură efectuarea corectă și la timp a înregistrărilor contabile privind mijloacele fixe și mijloacele circulante;

  • h) Asigură respectarea cu strictețe a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului și ia măsuri legale pentru reîntregirea acestuia, în cazul în care a fost păgubit sens în care înregistrează și tine evidența debitelor întocmind balanța analitică.

  • i) Organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale, urmărește definitivarea potrivit legii a rezultatelor inventarierii;

  • j) Răspunde de întocmirea corectă a balanței de verificare pentru conturile sintetice și analitice și urmărește concordanța dintre acestea;

  • k) Are obligația de a sesiza în scris conducerea, despre toate neregulile pe linie financiar - contabilă;

  • l) Angajează prin semnătură instituția, în toate operațiunile patrimoniale având obligația de a refuza viza acelor operațiuni considerate ilegale;

  • m) Urmărește completarea registrelor obligatorii de contabilitate, respectiv Registrul inventar și Registrul jurnal;

  • n) Centralizează referatele care cuprind necesarul de rechizite, obiecte de inventar, mijloace fixe de la toate birourile și compartimentele, stabilește necesarul astfel încât să se încadreze în creditul bugetar aprobat în acest scop

A

  • o) întocmește și depune lunar Declarația unică Dl 12 privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitul pe venit și evidența nominala a persoanelor asigurate, respectându-se prevederile legale în vigoare. Dacă este cazul, se vor depune declarații rectificative ,

  • p) Asigură desfășurarea propriu-zisă a procedurilor de achiziție publică de atribuirea contractelor de furnizare produse, servicii și lucrări;

  • q) Rezolvarea corespondenței specifice în conformitate cu legislația în vigoare;

  • r) Efectuează operațiile de încasări și plăți în numerar, conform legislației în vigoare și a documentațiilor vizate de controlul financiar preventiv.

  • s) Eliberează către toate serviciile și compartimentele S.P.C.E.P. pe bază de bon de consum materialele aprovizionate. Bonurile de consum se aprobă de către persoana desemnată a conduce contabilitatea seviciului;

  • t) Operează în calculator aprovizionările și consumurile de materiale, carburanți, obiecte de inventar;

  • u) Ține evidența fișelor mijloacelor fixe și obiectelor de inventar aparținând Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu, conform legislației în viguare;

Art.24 - In îndeplinirea atribuțiilor de resurse-umane, Comprtimentul Contabilitate, Resurse-Umane, Juridic are următoarele principale atribuții:

  • a) Propune directorului structura organizatorică, numărul de personal al serviciului, precum și salarizarea acestuia

  • b) în baza organigramei aprobate, întocmește statul de funcții și statul de funcțiuni, respectând criterile de gradare și nomenclatoarele de funcții;

  • c) Asigură aplicarea prevederilor legale privind incadrarea, promovarea și salarizarea personalului serviciului public;

  • d) Execută prevederile hotărârilor Consiliului Local al Municipiului Sibiu;

  • e) Ține evidența carnetelor de muncă ale funcționarilor publici, le păstrează și le completează cu toate modificările survenite;

  • f) Ține evidența funcționrilor publici în sistem informatic și o transmite Agenției Naționale a Funcționarilor Publici la termenele stabilite de prevederile legale în vigoare,

  • g) Asigură și răspunde de aplicarea prevederilor legale privind sistemul de salarizare și specializare prin includerea personalului în programe de perfecționare;

  • h) Răspunde de organizarea examenelor și concursurilor pentru încadrare și promovare în muncă privind serviciul, și de verificare a îndeplinirii de către solicitanți a condițiilor prevăzute de lege pentru aceasta;

  • i) Asigură secretariatul comisiilor de concurs, respectiv al comisiilor de soluționare a contestațiilor;

»                                                       J              ?

  • j) întocmește lucrările legate de încadrarea, transferul, modificarea sau încetarea raporturilor de serviciu;

  • k) Ține evidența fișelor posturilor personalului din cadrul serviciului, întocmite cu respectarea prevederilor legale, în colaborare cu șeful de serviciu/coordonatori compartimente;

  • l) Urmărește și ține evidența fișelor/rapoartelor de evaluare a performanțelor profesionale individuale ale funcționarilor care se întocmesc de către director în colaborare cu șeful de serviciu/coordonatori compartimente;

  • m) Ține evidența declarațiilor de avere și a declarațiilor de interese depuse de funcționarii publici în registrele constituite în acest sens,

  • n) întocmește raporturile lunare și trimestriale privind efectivul de personal, timpul do lucru, precum și alte situații și raportări legate de activitatea de personal și salarizare;

  • o) Operează modificările intervenite în executarea contractelor de muncă în cazul angajațiiilor proprii (modificare, încetare);

  • p) întocmește lunar statele de salarii cuvenit angajațiilor proprii;

Art.25 - în îndeplinirea atribuțiilor juridice, Compartimentul Contabilitate, Resurse-Umane, Juridic are următoarele principale atribuții:

  • a) Asigură asistența și reprezentare juridică în toate cauzele și la toate instanțele în care poate sta, ca parte, Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu;

  • b) Asigură consultanță și reprezentare juridică a serviciului public, apără interesele legitime ale acestuia în raporturile cu autoritățile publice, instituțiile de orice natură, precum și cu orice persoană juridică sau fizică, română sau străină;

  • c) Acordă consultanță juridică pentru compartimentele și serviciile din cadrul serviciului public;

  • d) Redactează acte juridice, atestă identitatea părților, a consimțământului , a conținutului și a datei actelor încheiate, care privesc serviciul public;

  • e) La solicitarea serviciului pe care îl reprezintă, promovează acțiuni la instanțele de judecată de diferite grade și uzează de toate căile de atac conferite de lege, depunând toate diligențele pentru câștigarea acestora;

  • f) Formulează întâmpinări și cereri rcconvenționalc, în cauzele în care serviciul public are calitatea de pârât, inclusiv în soluționarea litigiilor de contencios administrativ, pe care le susține în fața diferitelor instanțe judecătorești;

  • g) Răspunde de întocmirea și depunerea la instanța competentă în termenele prevăzute de lege, a actelor procedurale pentru fiecare dosar aflat pe rol;

  • h) Verifică legalitatea actelor cu caracter juridic și administrativ primite spre avizare;

  • i) Avizează și contrasemnează, sub aspectul legalității, actele cu caracter juridic ale scviciului;

  • j) Verifică și avizează sub aspectul legalității referatele și celelalte acte care stau la baza emiterii deciziilor Directorului serviciului, a dispozițiilor Primarului și la baza proiectelor de hotărâri care se supun aprobării Consiliului Local al Municipiului Sibiu;

  • k) Conduce evidența cauzelor, din registrul de cauze și condica de termene;

  • l) Răspunde solicitărilor instanțelor judecătorești de grade diferite, cu privire la comunicarea unor acte necesare în soluționarea diferitelor litigii precum și cu privire la informațiile solicitate de instanțele de judecată;

  • m) Primește, înregistrează corespondența juridică și se ocupă de rezolvarea acesteia conform prevederilor legale și în termenele stabilite;

  • n) Asigură arhivarea actelor pe care le instrumentează în cadrul compartimentului contabilitate, resurse-umane, juridic;

Secțiunea V

ATRIBUȚII PE LINIE DE ANALIZĂ-SINTEZĂ, SECRETARIAT ȘI RELAȚII CU PUBLICUL

Art.26 - Pe linie de analiză-sinteză, secretariat și relații cu publicul, serviciul public comunitar arc următoarele principale atribuții:

  • a) Asigura primirca-predarea corespondenței sosită prin poștă sau curier, o înregistrează pe calculator și conduce evidența repartizării acesteia în cadrul Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu ;

  • b) Asigură operarea pe calculator și descărcarea documentelor soluționate conform modului de rezolvare a acestora prezentat de către personalul Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Sibiu.

  • c) Asigură rezolvarea în termenul legal a corespondenței înregistrate și verifică situația soluționării acesteia lunar și ori de câte ori este necesar.

  • d) Conduce evidența corespondenței expediate la terțe persoane conform registrelor aflate în păstrare.

c) Asigură predarea si primirea corespondentei prin intermediul poștei militare ce se realizează prin prezentarea la sediul U.M.0645 Sibiu -Posta Militară , Compartimentul Transport corespondența clasificată din cadrul SRI, din Sibiu, str.Revoluției nr.4, conform programului instituit de către aceasta, predarea - primirea facându-se pe baza de condică , sub semnătură, a persoanelor imputernicite, în acest sens,

  • f) Conduce evidența situațiilor lunare a comunicărilor primite de la primării și semnalează disfuncțiile sau întârzierile precum și evidența unor situații și raportări solicitate de structurile superioare, periodic sau prin dispoziție expresă;

  • g) Centralizează indicatorii zilnici ai serviciului și îi raportează în termen la D.J.E.P. Sibiu;

  • h) Urmărește pe bază de grafic primirea comunicărilor de nașteri, decese și modificări de la primăriile arondate, informând cu privire la disfucții șeful serviciului;

  • i) întocmește și urmărește registrul de evidență a sesizărilor pentru deschiderea procedurii succesorale.

  • j) întocmește sesizarea pentru deschiderea procedurii succesorale si le înaintează Camerei Notarilor Publici, pe bază de borderou

  • k) Asigură păstrarea confidențialității în exploatarea informațiilor cu caracter clasificat în conformitate cu dispozițiile legale în materie;