Hotărârea nr. 42/2014
HOTĂRÂRE privind aprobarea Organigramei Statului de Funcții si Regulamentului de Organizare si Funcționare ale Direcției Locale de Evidență a Persoanelor IasiHOTĂRÂRE privind aprobarea Organigramei, Statului de Funcții și Regulamentului de Organizare și Funcționare ale Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași
Consiliul Local al Municipiului Iași, întrunit în ședința ordinară în data de 28.02.2014;
Având în vedere inițiativa Primarului Municipiului Iași prin expunerea de motive la proiectul de hotărâre;
Avand in vedere avizul favorabil intocmit de Comisia Economico-Financiara a Consiliului Local al Municipiului Iasi;
Avand in vedere avizul favorabil intocmit de Comisia Juridica si de Disciplina a Consiliului Local al Municipiului Iasi;
Avand in vedere referatul de specialitate nr. 149/05.02.2014 al Direcției Locale de Evidența Persoanelor Iași;
Avand in vedere avizul Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date nr. 3483467/12.02.2014;
Avand in vedere avizul Agenției Naționale a Funcționarilor Publici nr. 4855/20.02.2014;
Avand in vedere prevederile H.C.L. nr. 572/2004 privind înființarea Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iasi;
Avand in vedere prevederile O.G. nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare;
Avand in vedere prevederile H.G.nr.2104/2004, pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcții din aparatul serviciilor publice comunitare de evidența apersoanelor, constituirea patrimoniului și managementul resurselor umane, financiare și materiale, cu modificările și completările ulterioare;
Avand in vedere prevederile O.U.G.nr.63/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr.273/2006 privind finantele publice locale, precum si pentru stabilirea unor masuri financiare, aprobată cu modificări prin Legea nr.13/2011;
Avand in vedere adresa Prefectului Județului Iași prin care se comunică numărul maxim de posturi, potrivit dispozițiilor art.III alin.(8) din O.U.G. nr.63/2010;
Avand in vedere prevederile Legii nr.188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
Având în vedere dispozițiile Legii privind normele de tehnică legislativă nr. 24/2000 cu modificările și completările ulterioare;
Având în vedere dispozițiile Legii nr. 215/2001 privind administrația publică locală republicată,cu modificările și completările ulterioare;
În temeiul art.115 alin.1, lit.b din Legea nr. 215/2001;
HOTĂRĂȘTE:
Art.1 Se aprobă Organigrama, Statul de Funcții și Regulamentul de Organizare și Funcționare ale Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași, conform Anexelor nr. 1-3 care fac parte integrantă din prezenta hotărâre.
Art.2 Copie de pe prezenta hotarare va fi comunicata: Primarului Municipiului Iasi, Directiei Locale de Evidenta a Persoanelor Iasi si Institutiei Prefectului Judetului Iasi.
Art.3 (1) Punerea în aplicare a prevederilor prezentei hotărâri va fi asigurată de către Directia Locala de Evidenta a Persoanelor Iasi.
(2) Aducerea la cunoștința publică a prezentei Hotărari va fi asigurată de Centrul de Informații pentru Cetățeni.
PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
CONTRASEMNEAZĂ, SECRETAR Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Nr. 42 din 28 februarie 2014
|
Total consilieri locali |
27 |
|
Prezenti |
25 |
|
Pentru |
25 |
|
Împotrivă |
0 |
|
Abțineri 9 |
0 |
CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI IAȘI DIRECȚIA LOCALĂ DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
ORGANIGRAMĂ
Presedinte de sedinta, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI IAȘI DIRECȚIA LOCALĂ DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
9 9
REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A DIRECȚIEI LOCALE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR IAȘI
2014
CAPITOLUL I
DISPOZIȚII GENERALE
9
Art.1. Direcția Locală de Evidență a Persoanelor Iași, s-a înființat în subordinea Consiliului Local al Municipiului Iași , în temeiul art.1 alin.(1) din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare și are personalitate juridică.
Art.2.
(1) Scopul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor, denumită în continuare D.L.E.P., este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidență a persoanelor, stare civilă precum și de eliberare a documentelor, în sistem de ghișeu unic.
(2) Activitatea D.L.E.P. se desfășoară în interesul persoanei și al comunității, în sprijinul instituțiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii.
Art.3. Direcția Locală de Evidență a Persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidența și eliberarea actelor de stare civilă, a actelor de identitate și a cărților de alegător .
Art.4. Conducerea Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași este asigurată de Directorul executiv numit în funcție de către consiliul local, prin dispoziția primarului, în urma ocupării postului prin concurs, în condițiile legii, cu avizul Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date și avizul Agenției Naționale a Funcționarilor Publici.
Art.5 În îndeplinirea prerogativelor cu care este investită, Direcția Locală de Evidență a Persoanelor cooperează cu celelalte structuri ale primăriei, ale M.A.I., Direcția Județeană de Evidență a Persoanelor și colaborează, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare, cu autoritățile și instituțiile publice centrale, județene și locale, agenți economici și cu cetățenii.
CAPITOLUL II
ORGANIZAREA DIRECȚIEI LOCALE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
9 9
Art.6. (1) Structura organizatorică și numărul de personal ale Direcției Locale de Evidență a Persoanelor sunt stabilite și aprobate prin hotărîrea Consiliului Local al Municipiului Iași.
(2) Direcția Locală de Evidență a Persoanelor are atribuții pe linie de:
a) evidență a persoanelor și eliberare a actelor de identitate, informatică;
b) stare civilă;
c) resurse umane, financiar-contabilitate și buget, juridic, achiziții publice, secretariat, logistică.
Art.7. În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea direcției are la bază relații de autoritate(ierarhice, funcționale), de cooperare, de coordonare și control, potrivit atribuțiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte.
Art.8. (1) Relațiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea direcției și structurile subordonate acesteia în scopul menținerii, păstrării și perfecționării stării de funcționalitate a serviciului. Același tip de relații se stabilesc între șefii structurilor componente și personalul subordonat acestora.
(2) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcții de conducere, se stabilesc relații de autoritate funcționale între personalul cu funcția cea mai mare și restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării și îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile și obiectivele propuse, a activității acestora și a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare și asigurării unității de acțiune în îndeplinirea obiectivelor.
Art.9. (1) La nivelul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor, activitatea de control și coordonare este atributul conducerii și se realizează direct, ori prin intermediul șefului de serviciu, birou sau compartiment.
Art.10. În exercitarea atribuțiilor pe linie de evidență a persoanelor și eliberare a actelor de identitate, Direcția Locală de Evidență a Persoanelor Iași primește și soluționează cererile cetățenilor din municipiul Iași și din cele 26 comune arondate, la care nu s-au constituit încă serviciile publice comunitare locale, conform prevederilor O.G. nr.84/2001, cu modificările și completările ulterioare.
CONDUCEREA DIRECȚIEI
9
Art.11. Conducerea Direcției Locale de Evidență a Persoanelor este asigurată de directorul executiv.
Art.12. (1) Directorul executiv reprezintă D.L.E.P. în relațiile cu structuri din cadrul primăriei, cu structuri din cadrul M.A.I., cu instituții și organisme interne și internaționale , potrivit competențelor legale.
(2) În exercitarea atribuțiilor conferite de lege, directorul executiv emite dispoziții obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale.
(3) În condițiile legii și reglementărilor specifice, directorul executiv poate delega atribuții din competența sa altor salariați din subordine.
Art.13. Directorul executiv răspunde în fața consiliului local de întreaga activitate pe care o desfășoară, potrivit fișei postului.
(1) Conducerea structurilor din cadrul D.L.E.P. este exercitată de șefii acestora, iar în lipsa acestora de către un salariat desemnat.
(2) Șefii structurilor din cadrul D.L.E.P. răspund de întreaga activitate pe care o desfășoară în fata directorului executiv.
(3) Șefii structurilor D.L.E.P. conduc întreaga activitate pe liniile lor de competentă și reprezintă institutia în relatiile cu celelalte structuri din cadrul Primăriei, ale Directiei Judetene de Evidentă a Persoanelor, alte structuri ale M.A.I., conform delegării și dispozitiilor primite.
(4) Personalul Directiei Locale de Evidentă a Persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară, în fata directorului executiv.
CAPITOLUL III
ATRIBUȚIILE DIRECȚIEI LOCALE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
9 9 9
Art.14. Directia Locală de Evidentă a Persoanelor are următoarele atributii principale:
a) întocmește, tine evidenta și eliberează certificatele de stare civilă;
b) înregistrează actele și faptele de stare civilă, precum și mentiunile și modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul și reședinta persoanei, în conditiile legii;
c) întocmește și păstrează registrele de stare civilă, în conditiile legii;
d) întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă și orice mentiuni efectuate pe actele de stare civilă, în conditiile legii;
e) constată desfacerea căsătoriei, prin divort, dacă sotii sunt de acord cu divortul și nu au copii minori, născuti din căsătorie sau adoptati.
f) actualizează Registrul national de evidentă a persoanelor cu datele de identificare și adresele cetătenilor care au domiciliul în raza de competentă teritorială a serviciului public comunitar respectiv;
g) furnizează, în cadrul Sistemului national informatic de evidentă a persoanelor, date necesare pentru actualizarea Registrului permanent de evidentă a persoanelor;
h) utilizează și valorifică Registrul national de evidentă a persoanelor;
i) furnizează, în conditiile legii, datele de identificare și de adresă ale persoanei acte de identitate pentru aceștia;
j) actualizează Registrul National de Evidentă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere și alte autorităti ale administratiei publice centrale și locale, precum și a documentelor prezentate de către autoritătile și institutiile publice centrale, judetene și locale, agentii economici și către cetăteni;
k) pentru derularea în conditii optime a activitătii, stabilește în functie de necesităti, regulamente specifice de desfășurare ale acestora;
l) primește, în sistem de ghișeu unic, cererile și documentele necesare în vederea eliberării cărtilor de identitate, cărtilor de alegător și le înaintează serviciului public comunitar judetean de evidentă a persoanelor;
m) primește de la structurile competente cărtile de identitate, cărtile de alegător, pe care le eliberează solicitantilor;
9 “
n) primește cererile și documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate și cărtilor de alegător și pentru aplicarea vizei de reședintă pe actele de identitate pentru cetătenii care au domiciliul/reședința pe raza de competență;
o) constată contravențiile și aplică sancțiuni, în condițiile legii;
p) eliberează actele de identitate solicitanților;
r) asigură evidența prin registre pentru fiecare categorie de documente eliberate.
Secțiunea I
ATRIBUȚIILE PE LINIE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
9 9
Art.15. Principalele atribuții pe linie de evidență a persoanelor și eliberarea actelor de identitate sunt următoarele:
a) primește, analizează și soluționează cererile pentru eliberarea cărților de identitate, a cărților de identitate provizorii precum și pentru înscrirea mențiunii de stabilire a reședinței, în conformitate cu prevederile legale; înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; preia imaginile cetățenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;
b) efectuează operațiunile necesare actualizării bazei de date cu informațiile din documentele prezentate de cetățeni și asociază imaginea preluată solicitanților la datele de stare civilă ale acestora, cu scopul producerii actelor de identitate;
c) constituie loturile de producție a cărților de identitate cu datele prelucrate informatic;
d) întocmește cărțile de identitate provizorii;
e) aplică pe actele de identitate eticheta pe care înscrie mențiunea privind reședința și efectuează operațiunile necesare pentru actualizarea bazei de date cu informațiile corespunzătoare;
f) eliberează solicitanților actele de identitate;
g) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unități sanitare și de protecție socială, precum și celor aflate în arestul unităților de poliție ori în unități de detenție din zona de responsabilitate și eliberează cetățeni cu ocazia depunerii cererilor acestora, cu următoarele evenimente sau situații:
- nașterea persoanei,
- modificări ale datelor de stare civilă ale minorilor cu vârsta mai mică de 14 ani,
- decesul persoanei,
- dobândirea, redobândirea sau pierderea cetățeniei române,
- dobândirea statutului de cetățean român cu domiciliul în străinătate,
- divorțul / căsătoria persoanei,
- măsuri privind interzicerea de a se afla în anumite localități, obligarea de a nu părăsi localitatea, interzicerea dreptului de a alege sau de a fi ales; la solicitarea instituțiilor sau persoanelor interesate, participă în colaborare cu autoritățile administrației publice locale la organizarea activităților de preluare a imaginilor și primire documentelor necesare eliberării actelor de identitate persoanelor netransportabile, internate în unități sanitare ori de ocrotire socială, reținute, arestate sau care locuiesc în localități izolate sau aflate la distanțe mari;
i)clarifică, cu sprijinul B.J.A.B.D.E.P., erorile sau neconcordanțele din baza de date (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alți utilizatori);
k) clarifică, cu sprijinul serviciului de pașapoarte, neconcordanțele dintre bazele de date;
l) furnizează, în condițiile legii, datele de identificare și de adresă ale persoanei către autoritățile și instituțiile publice centrale, județene și locale, agenții economici și către cetățeni, în conformitate cu prevederile Legii nr.677/2001;
m) colaborează cu structurile de poliție organizând în comun acțiuni și controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, pensiuni, campinguri și alte unități de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidență a populației, precum și a celor urmărite în temeiul legii;
n) identifică - pe baza mențiunilor operative - elemente urmărite, cele cu interdicția prezenței în anumite localități etc. și anunță unitățile de poliție în vederea luării măsurilor legale ce se impun;
o) asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I. în scopul realizării sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;
p) soluționează cererile structurilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiție, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice și juridice, privind verificarea și identificarea persoanelor fizice;
r) desfășoară activități de primire, examinare și rezolvare a petițiilor cetățenilor;
s) întocmește situațiile statistice, analizele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual, în cadrul serviciului, precum și procesele-verbale de scădere din gestiune; ș)răspunde de activitățile de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei specifice;
t) organizează, asigură conservarea și utilizează, în procesul muncii, evidențele manuale locale; ț)execută activități pentru întreținerea preventivă a echipamentelor din dotare;
u) asigură securitatea documentelor serviciului;
v) asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și ia măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate și secrete de serviciu;
Secțiunea II
ATRIBUȚIILE PE LINIE DE STARE CIVILĂ
9
Art.16. Principalele atribuții pe linie de stare civilă sunt următoarele :
a) întocmește, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces și eliberează certificate doveditoare;
b) înscrie mențiuni, în condițiile legii și ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimite comunicări de mențiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;
c) înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
d) eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităților, precum și dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice;
e) trimite Serviciului de Evidență a Persoanelor din cadrul direcției, conform termenelor legale în vigoare, comunicările nominale pentru născuții vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vîrstă de 0-14 ani, comunicări de schimbare a statutului civil, precum și actele de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;
f) trimite Registrului Național Notarial al Regimurilor Matrimoniale extrase ale actelor de căsătorie încheiate, cu mențiunea regimului matrimonial ales de către cei doi soți; pentru soții care au ales regimul matrimonial comunitate convențională sau separație de bunuri se înaintează extrasul de pe actul de căsătorie la notariatul unse s-a încheiat convenția matrimonială;
g) trimite comunicarea de modificare pe actul de căsătorie în care s-a înscris mențiunea de divorț , în termen de 10 zile la S.P.C.L.E.P. de la locul de domiciliu, în vederea actualizării componentei locale a R.N.E.P.
h) trimite, în cazul decesului, centrelor militare, conform termenelor legale în vigoare, livretul militar sau adeverința de recrutare a persoanei supuse obligațiilor militare;
i) întocmește buletine statistice de naștere, de căsătorie, de deces și divorț, în conformitate cu normele Institutului Național de Statistică pe care le trimite, lunar Direcției Județene de Statistică;
j) ia măsuri de păstrare în condiții corespunzătoare a registrelor și certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea au dispariția acestora;
k) atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează și le păstrează în condiții depline de securitate;
l) propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și cerneală specială, pentru anul următor, și îl comunică structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.;
m) se îngrijește de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse -parțial sau total - după exemplarul existent, certificînd exactitatea datelor înscrise;
n) ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;
o) înaintează serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data cînd toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate mențiunile din exemplarul I;
p) sesizează imediat serviciul județean de specialitate, în cazul dispariției unor documente de stare civilă cu regim special;
r) primește cererile de divorț pe cale administrativă, semnate personal de către ambii soți, în fața ofițerului delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsătorie sau pe raza căruia se află ultima locuință comună a soțolor, înregistrează cererile de divorț pe cale administrativă, în Registrul de intrare-ieșire al cererilor de divorț și acordă soților un termen de 30 de zile calendaristice, pentru eventuala retragere a acestora;
s) confruntă documentele cu care se face dovada identității solicitanților (cererile de divorț pe cale administrativă, certificatele de naștere, certificatul de căsătorie și actele de identitate și după caz, declarațiile pe propria răspundere date în fața ofițerului de stare civilă, în cazul în care ultima locuință declarată nu este aceeași cu domiciliul sau reședința ambilor soți înscris/ă în actele de identitate) și constituie dosarul de divorț;
ș) solicită, prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificatelor de divorț, a numărului certificatului de divorț care urmează a fi înscris pe acesta;
t) constată desfacerea căsătoriei, prin divorț pe cale administrativă, și eliberează certificatul de divorț;
ț) primește cererile și efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, primește și soluționează, în condițiile legii și a Metodologiei în vigoare, cereri privind rectificarea actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora, cereri privind transcrierea actelor de stare civilă ale cetățenilor români întocmite în străinătate la autoritățile competente;
u) la solicitarea instanțelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariției sau a morții pe cale judecătorească și înregistrarea tardivă a nașterii;
v) desfășoară activități de primire, examinare, evidență și rezolvare a petițiilor cetățenilor;
w) asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii, colaborează cu structurile de poliție pentru identificarea unor cadavre și persoane cu identitate necunoscută, precum și a părinților copiilor abandonați.
x) întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual, precum și procesele verbale de scădere de gestiune;
y) răspunde de activitățile de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei;
z) execută acțiuni și controale cu personalul propriu sau în colaborare cu structurile de ordine publică, în unitățile sanitare și de protecția socială, în vederea depistării persoanelor a căror naștere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă și a persoanelor cu identitate necunoscută;
Secțiunea III
ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI RESURSE UMANE
9
Art.17. Compartimentul resurse umane are următoarele atribuții principale :
a) coordonează și asigură activitatea privind recrutarea, selecția, formarea, încadrarea, pregătirea continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, recompensarea, sancționarea, precum și prelucrarea automată a datelor referitoare la personalul contractual și funcționarii publici din structura Direcției Locale de Evidență a Persoanelor;
b) execută activități de verificare a sesizărilor și reclamațiilor privind conduita la locul de muncă a personalului direcției;
c) organizează și desfășoară concursuri/ examene pentru ocuparea funcțiilor publice sau contractuale vacante din cadrul direcției, de promovare în clasă, în grad profesional;
d) întocmește și gestionează documentele de personal și emite dispoziții de angajare, detașare, transfer, suspendare sau încetarea raporturilor de serviciu sau a contractelor de muncă, avansare în gradație de vechime, avansare în clasă, grad profesional, numire în funcție publică de conducere temporar vacantă, stabilire drepturi salariale, constituire comisii de specialitate, etc.;
e) întocmește documentele necesare în vederea pensionării personalului în condițiile legii;
f) eliberează, la cererea personalului, adeverințe și alte documente prin care se atestă anumite situații ce rezultă din evidențele ce le deține;
g) asigură, conform legii, acordarea concediilor de odihnă, de studii, fără plată, a învoirilor;
h) asigură completarea și depunerea declarațiilor de avere și de interese de către funcționarii publici din cadrul D.L.E.P.Iași și postarea acestora pe site-ul instituției;
i) asigură acordarea tuturor drepturilor salariale legale personalului direcției;
j) coordonează aplicarea politicilor și strategiilor de specializare și perfecționare a pregătirii
personalului ;
k) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare și a dispozițiilor Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date;
l) întocmește proiecte de hotărări de consiliu local privind Organigrama, Statul de Funcții și R.O.F., lucrări statistice lunare, trimestriale, semestriale, anuale, lucrări pentru A.N.F.P., D.E.P.A.B.D., Direcția Județeană de Statistică și Direcția Generală a Finanțelor Publice;
m) organizează și asigură întreținerea, exploatarea și selecționarea fondului arhivistic constituit la nivelul compartimentului, în conformitate cu dispozițiile legale în materie;
n) asigură gestionare fișelor de post pentru toți salariații direcției;
o) întocmește state de funcții, state de plată, verifică pontaje, ține evidența concediilor medicale, etc.;
p) gestionează fișele de evaluare a performanțelor profesionale ale funcționarilor publici și a personalului contractual;
r) participă la întrunirea comisiilor de disciplină și paritare;
s) ține evidența dispozițiilor emise și asigură transmiterea lor către persoanele interesate;
ș) întocmește lunar Declarația 112 și o transmite Compartimentului Financiar Contabil și Buget pentru a fi transmisă D.G.F.P. Iași;
t) întocmește anual adeverințele de venit conform Declarației 205 și asigura transmiterea unui exemplar salariaților;
ț) răspunde la petiții, sesizări, corespondență în termen legal;
u) asigură consiliere etică salariaților din cadrul direcției.
ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI LOGISTICĂ
a) Stabilește, pe baza indicatorilor prevăzuți, necesarul de tehnică, investiții, reparații, cheltuieli materiale și servicii pentru întreținere;
b) Răspunde de întocmirea documentelor privind scoaterea din funcțiune, transmiterea fără plată, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare;
c) Asigură păstrarea și conservarea patrimoniului imobiliar al direcției, prin menținerea durabilității, funcționalității și siguranței în exploatare a construcțiilor, evidența de cadastru și ia măsuri pentru completarea tuturor datelor referitoare la imobilele folosite;
d) Asigură menținerea curățeniei și ordinii în clădiri și celelalte suprafețe aflate în administrarea direcției;
e) Asigură efectuarea inventarierii generale și periodice a bunurilor materiale aflate în dotarea direcției;
f) Coordonează, îndrumă și controlează încadrarea în prevederile legale a modului de folosire a mijlocului de transport din dotare, încadrarea conducătorului auto, efectuarea testării periodice în domeniu, precum și calculul cantității de carburant
g) Organizează și asigură controlul privind respectarea normelor pe linie de protecție a muncii și a prevenirii și stingerii incendiilor;
h) Asigură constituirea fondului arhivistic din documentele rezultate din activitatea proprie;
i) Urmărește derularea contractelor privind lucrarile de întretinere și reparații curente a bunurilor și spațiilor din administrarea institutiei;
j) Ia toate măsurile pentru aprovizionarea ritmică cu materialele solicitate de serviciile instituției, conform graficelor de livrare stabilite împreună cu furnizorii.
k) Organizează și asigură desfășurarea în bune condiții a activității de depozitare, conservare, întreținere, eliberare și folosire a tehnicii și bunurilor din dotare și ia măsuri pentru gospodărirea judicioasă a bunurilor materiale din înzestrare, creșterea eficienței utilizării acestora și înlăturarea oricăror forme de risipă;
l) Asigură păstrarea fondului arhivistic al Direcției în condiții adecvate conform legii.
Secțiunea IV
ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI FINANCIAR- CONTABIL ȘI BUGET
Art.18. Compartimentul financiar-contabil și buget îndeplinește următoarele atribuții:
a) asigură organizarea și desfășurarea activității financiar contabile, în conformitate cu dispozițiile legale;
b) asigură plata integrală și la timp a drepturilor salariale ale personalului;
c) urmărește vărsarea, la termen și în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligații către alte persoane fizice și juridice;
d) raportează, lunar, situația privind execuția bugetului de venituri și cheltuieli și situația efectivelor și a realizării fondului de salarii, pe elemente componente, la termenele stabilite de ordonatorul principal de credite;
e) organizează contabilitatea veniturilor și cheltuielilor finanțate din bugetul local și venituri proprii, prin care se asigură evidența plăților de casă, cît și a cheltuielilor efective pe structura clasificației bugetare;
f) răspunde de deschiderile de credite și a plăților, potrivit normelor legale;
g) răspunde de folosirea eficientă a sumelor primite de la buget și a priorităților de finanțare,
de ținerea la zi a evidențelor contabile și a indicatorilor programului de cheltuieli, precum și de prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare;
h) întocmește evidența contabilă analitică privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale ale serviciului public comunitar de evidență a persoanelor, îndrumă și controlează modul de punere în aplicare a acestora;
i) dispune efectuarea inventarierii la termenele stabilite și în conformitate cu dispozițiile legale;
j) asigură întocmirea, circulația și păstrarea documentelor justificative și contabile, precum și gestionarea, folosirea și evidența formularelor cu regim special în conformitate cu dispozițiile legale;
k) asigură îndeplinirea sarcinilor de competența sa cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv;
l) verifică și efectuează operațiile de încasări și plăți în conformitate cu dispozițiile legale;
m) îndeplinește orice alte sarcini prevăzute de lege și alte acte normative referitoare la activitatea financiar contabilă;
n) fundamentează proiectul de buget și urmărește executarea lui pe parcursul anului bugetar;
o) întocmește evidența contabilă analitică a activelor fixe corporale și necorporale, a materialelor consumabile, a materialelor de natura obiectelor de inventar, a biletetelor cu valoare nominală și a consumului de carburant auto;
p) întocmește raportări sintetice lunare privind situațiile financiare, monitorizarea cheltuielilor
de personal.
Secțiunea V
ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI JURIDIC, ACHIZIȚII PUBLICE
Art.19. Compartimentul Juridic, Achiziții Publice are următoarele atribuții :
a) asigură reprezentarea instituției în fața instanțelor judecătorești;
b) întocmește întâmpinări, apeluri și recursuri către instanțele competente;
c) ține evidența citațiilor și a sentințelor instanțelor de judecată;
d) verifică și avizează pentru legalitate documentele emise de instituție; răspunde în scris la petițiile adresate de persoanele fizice și juridice către D.L.E.P.Iași - Serviciul Stare Civilă;
e) întocmește planul anual de achiziții publice în vederea asigurării cu materiale, mijloace fixe și obiecte de inventar, pe baza referatelor comunicate de celelalte servicii și compartimente din cadrul Directiei Locale de Evidență a Persoanelor Iași , conform procedurilor legale și în funcție de creditele bugetare aprobate pentru anul in curs;
f) alege procedurile utilizate, în conformitate cu legea cadru din domeniul achizițiilor publice, O.U.G. nr. 34 din 2006, cu modificările și completările ulterioare;
g) identifică fondurile care se vor folosi pentru realizarea achizițiilor;
h) publică anunțurile de intenție, de participare și de atribuire in S.E.A.P. (Sistemul Electronic de Achiziții Publice), după care le transmite către Monitorul Oficial al României, partea a-VI-a.
i) întocmește sau, după caz, coordonează activitățile de elaborare a documentației de atribuire sau selectare , întocmește referatele pentru aprobarea procedurii selectate pentru atribuirea contractului de achiziții publice și pentru constituirea comisiei de evaluare , stabilește criteriile de atribuire.
j) organizează desfașurarea procedurilor aprobate pentru atribuirea contractului de achiziții publice, pune la dispoziție documentația de atribuire, întocmește și transmite răspunsurile la clarificările solicitate de ofertanți, stabilește reguli de participare , realizează aplicarea și finalizarea procedurilor de atribuire.
k) întocmește și redactează procesele verbale de deschidere si hotărârile comisiei de evaluare;
l) întocmește si transmite rezultatul aplicării procedurilor de achiziție către toți ofertanții participanți, in cel mult două zile de la data la care comisia de evaluare a stabilit oferta castigatoare;
m) asigură secretariatul tuturor procedurilor de achiziții inițiate, impreună cu comisiile de evaluare;
n) întocmește contractele de achiziții, după ce dosarul de achiziție este prezentat conducerii instituției;
o) asigură constituirea și păstrarea dosarului achiziției publice;
p) păstrează confidențialitatea informațiilor gestionate si răspunde pentru legalitatea acțiunilor întreprinse;
q) arhivează documentele specifice compartimentului la sfârsitul anului;
r) editează rapoartele trimestriale, lunare referitoare la achiziții, conform O.U.G.
34/2006, cu modificările și completările ulterioare și a altor acte normative, adresele către instituțiile publice, societățile și persoanelor fizice cu care se corespondează;
s) constituie si actualizează baza de date cu privire la furnizorii, executanții sau prestatorii al caror obiect de activitate poate fi achiziționat prin cumpărarea directă în cursul anului;
CAPITOLUL IV
DISPOZIȚII FINALE
Art.20. (1) Atribuțiile directorului executiv și ale celorlalți salariați cu funcții de conducere sau de execuție sunt prevăzute în fișele posturilor.
(2) În raport de modificările intervenite în structura sau activitatea D.L.E.P., fișele posturilor până la funcția de șef de serviciu, inclusiv, vor fi reactualizate, cu aprobarea directorului executiv.
Art.21. Personalul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor este obligat să cunoască și să aplice întocmai, prevederile prezentului regulament.
Presedinte de sedinta,
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
11