Hotărârea nr. 856/2019

Hotărârea 856/2019 - Aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în proiectul „Opțiuni avansate de cogenerare pentru reintegrarea activelor locale”, cod proiect DTP 353 și acronim AGORA, finanțat prin Programul Transnațional Dunărea și a cheltuielilor legate de acesta, precum și a acordului de parteneriat pentru implementarea proiectului.

HOTĂRÂRE

privind aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în proiectul „ Opțiuni avansate de cogenerare pentru reintegrarea activelor locale ”, cod proiect DTP 353 și acronim AGORA, finanțat prin Programul Transnațional Dunărea și a cheltuielilor legate de acesta, precum și a acordului de parteneriat pentru implementarea proiectului

Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în ședință ordinară,

Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în proiectul „Opțiuni avansate de cogenerare pentru reintegrarea activelor locale ”, cod proiect DTP 353 și acronim AGORA, finanțat prin Programul Transnațional Dunărea și a cheltuielilor legate de acesta, precum și a acordului de parteneriat pentru implementarea proiectului -proiect din inițiativa primarului;

Reținând Referatul de aprobare nr. 590083/14.11.2019 al primarului municipiului Cluj-Napoca, în calitate de inițiator;

Analizând Raportul de specialitate nr. 590125/14.11.2019 al Direcției Generale Comunicare, dezvoltare locală și management proiecte - Serviciul Strategie și dezvoltare locală, management proiecte, al Direcției juridice și al Direcției economice, prin care se propune aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în proiectul „Opțiuni avansate de cogenerare pentru reintegrarea activelor locale”, cod proiect DTP 353 și acronim AGORA, finanțat prin Programul Transnațional Dunărea și a cheltuielilor legate de acesta, precum și a acordului de parteneriat pentru implementarea proiectului;

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013, ale Regulamentului (UE) nr. 1301/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013, ale Ordonanței de urgență nr. 29/2015 privind gestionarea și utilizarea fondurilor externe nerambursabile și a cofinanțării publice naționale, pentru obiectivul "Cooperare teritorială europeană", în perioada 2014-2020, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale art. 129 alin. 4 lit. a) și alin. 9 lit. a) din Ordonanța de Urgență nr. 57/2019 privind Codul administrativ;

Ținând cont de prevederile Programului Transnațional Dunărea;

Văzând avizul comisiei de specialitate;

Potrivit dispozițiunilor art. 129, 133 alin. 1, 139 și 196 din Ordonanța de Urgență nr. 57/2019 privind Codul administrativ,

HOTĂRĂȘTE :

Art. 1. Se aprobă participarea Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în cadrul proiectului „ Opțiuni avansate de cogenerare pentru reintegrarea activelor locale ”, cod proiect DTP 353 și acronim AGORA, în vederea accesării de fonduri nerambursabile prin Programul Transnațional Dunărea.

Art. 2. Se aprobă valoarea totală a bugetului proiectului prevăzut la Art. 1 în sumă de 2,407,266.68 euro din care municipiul Cluj-Napoca are alocat un buget de 279.542,40 euro, defalcat pe surse de finanțare după cum urmează:

  • - contribuția Fondului European de Dezvoltare Regională în procent de 85% din totalul bugetului alocat municipiului, reprezentând 237.611,04 euro;

  • - cofinanțare națională prin Ministerul Lucrărilor Publice, Dezvoltării și Administrației, în procent de 13%, reprezentând 36.340,51 euro;

  • - contribuția proprie din bugetul local al municipiului Cluj-Napoca în procent de 2%, reprezentând 5.590,85 euro.

Art. 3. Se aprobă încheierea acordului de parteneriat pentru implementarea proiectului prevăzut la art. 1, conform Anexei ce face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art, 4. Se mandatează primarul Municipiului Cluj-Napoca pentru semnarea acordului de parteneriat.

Art. 5. Municipiul Cluj-Napoca se obligă să asigure resursele financiare, costuri eligibile, neeligibile, inclusiv costurile conexe proiectului, necesare implementării optime a proiectului în condițiile rambursării/ decontării ulterioare a cheltuielilor din instrumentele structurale.

Art. 6. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Echipa de Implementare care va fi desemnată ulterior prin dispoziție a Primarului municipiului Cluj-Napoca, Serviciul Strategie și Dezvoltare Locală, Management proiecte și Direcția economică.


neral al municipiului, șea

Nr. 856 din 21 noiembrie 2019 (Hotărârea a fost adoptată cu 24 voturi)


ANEXA LA HCL NR. 856/2019


TRADUCERE DIN LIMBA ENGLEZĂ

Acord de parteneriat pentru implementarea proiectului DTP353 AGORA

între

Partenerul Lider - Municipiul CIuj-Napoca strada Moților, Cluj-Napoca, 400001, Cluj, Romania și


Partener de prioect 1 - Agenția de dezvoltare Nord-DAN

Trg bana J.Jelacica 17, 42000 Varazdin, Croația

Partner de proiect 2 - Agenție europenă de dezvoltare

Na Cihadle 55, 16000 Prague, Czech Republic

Partner de proiect 3 - EUTROPIAN GMBH

Wolfganggasse 26/20-22, 1120 Wien, Austria

Partner de proiect 4 - orașul Kranj

Slovenski trg 1,4000, Kranj, Slovenia

Partner de proiect 5 - Institutul de Cercetări Metropolitane

Lonyayu. 34, Hungary, 1093 Budapest, Hungary

Partner de proiect 6 - Pakora.net - Rețea pentru orașe și regiuni

Friedrichstr. 23, D-76229 Karlsruhe, Germany

Partner de proiect 7 - Municipiul Praga, sector 9

Sokolovskâ 14/324, 19000 Prague, Czech Republic

Partner de proiect 8 - Asociația regională Neckar-Alb

Lowensteinplatz 1, 72116 Mossingen, Germany

Partner de proiect 9 - Municipiul Sofia

Moskovska str. 33, Sofia 1000, Bulgaria

Partner de proiect 10 - Asociația de dezvoltare Sofia

Moskovska str. 33, Sofia 1000, Bulgaria

Partner de proiect 11 - orașul Szarvas

Szabadsâg Street 36, 5540 Szarvas, Hungary

Partner de proiect 12 - Institutul de Planificare Urbană din Republica Slovenia

Tmovski pristan 2, SI-1121 Ljubljana, Slovenia

Partner de proiect 13 - URBASOFIA SRL

strada Colentina 11, 021154 Bucharest, Romania

Partner de proiect 14 - Agenția de Dezvoltare a Slavonski Brod Itd.

Vukovarska st. 1, 35000 Slavonski Brod, Croația


Partner de proiect 15 - orașul Zenica

Trg BiH 6, 72000 Zenica, Bosnia and Herzegovina

Partner de proiect 16 - Primăria Municipiului C hișinău’’ ' ■' /

Ștefan cel Mare si Sfanț Blvd. 83, MD-2020 ChisinărCÎ r \ \ $

TvfS5?


denumite în continuare părți:


V- s.

-• u X •-


Având în vedere prevederile:

  • - Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului;

  • - Regulamentul (UE) NR. 1301/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 privind Fondul european de dezvoltare regională și dispozițiile specifice aplicabile obiectivului referitor la investițiile pentru creștere economică și locuri de muncă și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006;

  • - Regulamentul (UE) nr. 1299/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie 2013 privind dispoziții specifice pentru sprijinul din partea Fondului european de dezvoltare regională pentru obiectivul de cooperare teritorială europeană;

  • - Regulamentul (UE) nr. 231/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 de instituire a unui instrument de asistență de preaderare (IPAII);

  • - Regulamentul (UE) 447/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 2 mai 2014 privind normele specifice de punere în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 231/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui instrument de asistență de preaderare (IPA II);

  • - Regulamentul (UE) nr. 236/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 martie 2014 de stabilire a normelor și procedurilor comune pentru punerea în aplicare a instrumentelor Uniunii pentru finanțarea acțiunii externe;

  • - Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE;

  • - Regulamentul delegat (UE) Nr. 481/2014 al Comisiei din 4 martie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 1299/2013 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește norme specifice privind eligibilitatea cheltuielilor pentru programele de cooperare;

  • - Toate celelalte legislații aplicabile ale UE, inclusiv legislația care stabilește dispoziții privind achizițiile publice, concurența, ajutoarele de stat, protecția mediului și tratamentul egal între bărbați și femei;

  • - Programul european de cooperare teritorială Interreg V-B Dunăre, aprobat de Comisia Europeană la 20/08/2015 C (2015) 5953;

Toate manualele și liniile directoare emise de Programul Transnațional Dunărea (de exemplu, Manualul Solicitanților, Manualul de Implementare, Manualul de utilizare DMS) relevante pentru acest contract, disponibile pe site-ul web al Programului: www.interreg-danube.eu.

Toate legile, regulamentele, documentele de program menționate în prezentul acord - inclusiv orice modificări aduse acestor reguli și regulamente - sunt aplicabile în ultima versiune în vigoare.

Articolul 1

Definiții

9

  • 1. Partenerul lider: Partenerul lider înseamnă beneficiarul lider conform art. 13 al Regulamentului UE nr. 1299/2013 (denumit de aici înainte PL).

  • 2. Partenrul de proiect( Partener de proiect FEDR/ partener de proiect IPA/ partenerul de proiect ENI): beneficiarii proiectului conform art. 13 al Regulamentului UE nr. 1299/2013 (denumit de aici înainte PP).

  • 3. Partenerul strategic asociat conform Manualului aplicantului (denumit de aici înainte PSA).

  • 4. Participanții la proiect: înseamnă PL, FEDR PP, IPA PP și ENI PP.

  • 5. Proiect: conform descrierii din formularul de aplicație.

  • 6. Părțile proiectului: acoperă un set de activități realizate de un PP și prezentate în bugetul unui PP din formularul de aplicație.

Termenii acestui acord vor fi utilizați conform abrevierilor și glosarului din Manualul aplicantului al Programului Transnațional Dunărea (denumit de aici încolo Manualul Aplicantului).

Articolul 2

Subiectul Acordului de Parteneriat

  • 1. Subiectul acestui Acord de parteneriat este organizarea parteneriatului prin reglementarea drepturilor și obligațiilor părților în scopul implementării cu succes a proiectului transnațional AGORA:

  • 2. Formularul de aplicație aprobat și contractul de finanțare vor deveni părți integrale ale prezentului Acord după aprobarea proiectului de către Comitetul de Monitorizare.

Părțile trebuie să respecte în întregime conținutul și obligațiile stabilite de documentele mai sus menționate și să asume responsabilitate totală de a respecta toate reglementările relevante în implementarea proiectului.

Articolul 3

Activitățile Participanților la proiect

  • 1. Activitățile participanților la proiect precum și rolul fiecărui PP sunt descrise în formularul de aplicație.

Articolul 4

Operațiuni și organizare ale Steering Comitee-ului de proiect

  • 1. Participanții proiectului trebuie să creeze un Steering Comitee al proiectului în vederea stabilirii clare a structurii luării de decizii, în cadrul căruia se aplică următoarele reguli:

  • a) Componența Steering Comitee-ului

Steering Comitee - denumit de aici înainte SCOM prezidat de PL este compus din câte un reprezentant al fiecărui PP care beneficiază de finanțare - denumiți de aici înainte membri SCOM.

Membrii SCOM reprezentând PP, vor fi nominalizați în scris de către partenerul respectiv după o solicitare scrisă din partea PL. Alternativ, membrii SCOM vor fi numiți de fiecare reprezentant de PP care beneficiază de finanțare în cadrul întâlnirii de începere a proiectului conform punctului specific din cadrul agendei acesteia.

în acest caz, nominalizarea trebuie să fie făcută în scris și va fi menționată în minuta care va fi făcută cu respectarea punctului e).

Membrii SCOM au dreptul de a fi înlocuiți în 2 moduri:

  • a) de către înlocuitori desemnați;

  • b) de către înlocuitori trimiși la întâlniri cu informarea pralabilă a coordonatorului SCOM nu mai târziu de o zi lucrătoare înainte de data întâlnirii;

Reprezentanții PSApot participa la SCOM în calitate de consultanți.

b) Responsabilități

SCOM va superviza eficiența și calitatea implementării proiectului AGORA, în acord cu următoarele prevederi:

  • •  va lua în considerare toate problemele relevante care apar pe durata implementării proiectului și va lua decizii cu privire la rezolvarea acestora;

  • •  periodic va monitoriza progresul realizat în vederea atingerii obectivelor specifice ale proiectului;

  • •  va examina rezultatele implementării, în particular atingerea obiectivelor valorice (rezultate) stabilite prin formularul de aplicație pe baza rapoartelor partenerilor și a altor documente produse de parteneri în mod regulat sau la solicitare PL;

  • •  va propune revizuirea sau reexaminarea aspectelor din proiect în măsura să ducă la atingerea obiectivelor sau să îmbunătășească activitatea proiectului inclusiv privind managemenetul financiar (redistriubuirea bugetului și activităților între parteneri);

  • •  aprobă modificările majore solicitate pentru implementarea activităților proiectului (eliminarea, substituirea sau sancționarea unui PP pentru nerealizarea obligațiilor, modificarea activităților sau rezultatelor;)

în cazul unei dispute între PP, prezumția bunei-credințe a tuturor părților va fi prioritară. în cazul apariției unei dispute între parteneri, părțile afectate se vor strădui să găsească o soluție amiabilă. în cazul în care disputele nu pot fi rezolvate de către PP nici cu intervenția PL, ele vor fi analizate de SCOM în vederea găsirii unei soluții.

c) Coordonare și întâlniri

SCOM va fi coordonat de către un reprezentant al PL ori persoană nominalizată de PL (coordonator SCOM). PL convoacă SCOM cel puțin o dată la 6 luni, în general în acord cu datele întâlnirilor de proiect.

PL convoacă SCOM cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data propusă pentru întâlnire prin e-mail, împreună cu anexarea unei agende propuse de PL și toate informațiile privind aspectele propuse spre discutare. în cazul apariției unor subiecte urgente a fi analizate, PL poate convoca SCOM și cu termen de notificare mai scurt.

Coordonatorul SCOM va fi responsabil pentru buna funcționare a SCOM și își va asuma responsabilitățile (deschide și închide fiecare ședință, mediază și coordonează discuțiile, oferă dreptul la cuvânt, decide punctele de pe ordinea de zi, anunță deciziile și le prezintă succint la finalul întâlnirii etc).

Participarea la întâlnirile SCOM este obligatorie pentru toți partenerii care beneficiază de finanțare , iar orice absență de la acestea trebuie să fie serios justificată în avans către PL (care este obligat să comunice tuturor membrilor SCOM la începutul întâlnirii).

d) Luarea de decizii

SCOM este legal întrunit când majoritatea (50%+l dintre membrii desemnați în conformitate cu punctul a.) ai SCOM sunt prezenți (9).

Regula generală este că luarea deciziei în SCOM se face cu consensul membrilor SCOM prezenți la întâlnire (conform principiului ”un partener, un vot”).

Dacă nu se poate întruni consensul, SCOM va decide conform regulii majorității. Majoritate înseamnă cel mai mare număr de voturi. Voturile nu pot fi delegate altor parteneri.

PL din proprie inițiativă și/sau un motiv justificat, solicitat de unul sau mai mulți membri ai SCOM, poate iniția un proces de luare a deciziilor via e-mail. în acest caz, PL va trimite un draft de decizie către membrii SCOM cu drept de vot și va stabili un termen limită, oferind cel puțin 5 (sau cel puțin 3 în caz de situații de urgență excepționale) zile lucrătoare pentru răspuns.

Dacă exista o obiecție cu privire la procedura sau la draftul de decizie, subiectul va fi discutat și pus pe agenda viitoarei întâlniri SCOM.

Dacă nu există obiecții la procedura sau la draftul de decizie comunicate în termenul specificat, decizia va fi adoptată de către SCOM.

e) Minuta întâlnirii

PL trebuie să trimită minutele întâlnirilor SCOM, comunicând deciziile luate celorlalți membri ai SCOM pentru a putea adresa eventuale comentarii, în cel mult 10 zile lucrătoare după data întâlnirii.

! I

Dacă nu exista obiecții scrise din partea reprezentanților SCOM în 10 zile lucrătoare după primirea minutelor, acestea se consideră aprobate.

Dacă există obiecții scrise, PL va revizui minutele ținând cont de acestea, va decide pe varianta finală și o va trimite membrilor SCOM.

în acest caz, varianta finală este aprobată de membrii SCOM, în următoarea ședință SCOM (conform regulamentului vezi punctul e.)

f) Comunicarea

Comunicarea între membrii SCOM se va realiza prin e-mail. Orice document trimis membrilor SCOM va fi trimis prin e-mail.

Toți membrii SCOM vor comunica către PL adresa lor de e-mail și eventualele schimbări ale acesteia în cel mai scurt timp.

g) Limba de lucru

Limba de lucru a SCOM este engleză. Această regulă se aplică tuturor documentelor oficiale ale SCOM.


Articolul 5

Obligații specifice și responsabilități ale Partenerulu

  • 1. PL va parcurge toti pașii necesari în vederea gestionării corecte a proiectului în conformitate cu formularul de aplicație aprobat de Comitetul de Monitorizare, de contractul de finanțare și de documentele Programului relevante pentru acest Acord.

  • 2. PL își asumă în integralitate toate obligațiile și responsabilitățile întregului proiect în relație cu Autoritatea de management și Joint Secretariat.

  • 3. în completare PL trebuie:

  • a) să informeze toți PP cu privire la semnarea contractului de finanțare și să le furnizeze o copie a contractului de finanțare tuturor partenerilor;

  • b) să informeze PP, în mod regulat, cu privire la aspectele relevante prvind comunicarea dintre PL și Autoritatea de management/Joint Secretariat;

  • c) să informeze fără întârziere PP cu privire la toate aspectele esențiale referitoare la implementarea proiectului;

  • d) să fie responsabilă de verificarea cheltuielilor declarate de către PP și a faptului că acestea au fost realizate numai în scopul implementării proiectului și corespund activităților agreate între PP în contextul formularului de aplicație aprobat;

  • e) să asigure că cheltuielile prezentate de către PP au fost verificate de către un verificator financiar;

  • f) să depună cererea de rambursare și rapoartele de progres către Autoritatea de management/Joint Secretariat cu respectarea termenelor stabilite de contractul de finanțare;

  • g) să transfere finanțările europene (contribuții FEDR/IPA/ENI) către PP conform fiecărei cereri de rambursare aprobată de Autoritatea de management/Joint Secretariat în 15 zile lucrătoare;

nicio deducere/reținere sau cheltuială specifică cu privire la sumele aprobate nu poate fi făcută de către PL în momentul transferării contribuței către parteneri și nicio dispută legală între PL și PP nu poate fi subiectul vreunei compensări ale sumelor aprobate pentru a fi transferate de LP către PP;

  • h) să asume în caz de neconformitate întreaga responsibilitate în relația cu Autoritatea de management/Joint Secretariat pentru retumarea sumelor plătite necuvenit;

  • i) înainte de a aplica pentru o modificare de buget între linii bugetare sau pachete de lucru(WP) trebuie să agreeze cu PP, fără să afecteze prevederile contractului de finanțare.

  • j) să agreeze cu PP toate aspectele privind amendamentele necesare la contractul de finanațare, înainte de trimite solicitarea către Autoritatea de management/Joint Secretariat;

Articolul 6

Obligații ale partenerului de proiect

  • 1. PP vor respecta toate regulile și obligațiile stabilite în contractul de finanțare.

  • 2. PP se va conforma regulamentelor UE și documentelor care reglementează programele de finanțare -așa cum sunt prevăzute în contractul de finanțare - și legislației naționale relevante în vigoare.

  • 3. Fiecare PP își asumă implementarea părții din proiect în conformitate cu formularul de aplicație, Acordul de Parteneriat și documentele programului.

  • 4. PP va respecta calendarul proiectului, inclusiv îndeplinirea activităților prevăzute pentru fiecare perioadă de raportare conform înțelegerii dintre parteneri și corelarea activităților financiare cu buna implementare a proiectului și va participa la atingerea și îndeplinirea obiectivelor și rezultatelor proiectului.

  • 5. PP va raporta cheltuielile apărute și efectuate în perioada de raportate stabilită și validată de către verificatorul financiar desemnat de către statul membru din care face parte PP și va transmite PL certificatul de atestare a controlului obținut de la verificator.

  • 6. PP este responsabil de buna gestiune financiară a fondurilor alocate pentru partea lor de proiect, inclusiv de returnarea contribuției fondurilor europene (FEDR/IPA/ENI) care nu pot fi justificate către PL, iar în anumite cazuri, de retumarea cofinanțării naționale către entitatea finanțatoare.

  • 7. Fiecare PP va menține fie un sistem de evidență contabilă separată, fie un cont contabil adecvat pentru toate tranzacțiile relaționate cu proiectul.

  • 8. PP va susține PL în atingerea obiectivelor prevăzute în contractul de finanțare, în particular, fiecare PP trebuie:

  • a) să furnizeze PL fără nicio întârziere toate informațiile necesare realizării rapoartelor de progres, să răspundă tuturor solicitărilor Autorității de Management/Joint Secretariat sau să furnizeze orice informație necesară PL.

  • b) să informeze PL imediat cu privire la orice circumstanță care ar putea să ducă la o întrerupere temporară sau finală a proiectului.

  • c) să informeze PL înainte de depunerea primei cereri de rambursare cu privire la detaliile contului bancar în care se va transfera contribuția fondurilor europene aferente respectivului PP.

Articolul 7

Raportarea obligațiilor partenerilor proiectului

  • 1. Fiecare PP va depune un raport de partener pentru validarea cheltuielilor, verificatorului responsabil selectat sau desemnat (în conformitate cu legislația națională) în sistemul de monitorizare online al Programului.

Termenul limită de depunere al raportului de partener, stabilit de verificatorul responsabil, va fi respectat de către PP.

  • 2. PL poate depune o cerere de rambursare către Autoritatea de management/Joint Secretariat numai însoțită de raportul de progres al proiectului. Astfel, pentru a putea furniza informațiile adecvate cu privire la progresul proiectului, fiecare PP trebuie să depună un raport de partener la PL în sistemul de monitorizare online al Programului, constând într-un raport de activitate cu descrierea activităților realizate cu atingerea obiectivelor și rezultatelor în termenul de raportare stabilit și un raport financiar prezentând progresul proiectului în conformitate cu formularul de aplicație aprobat.

  • 3. PP trebuie să respecte termenele limită de raportare conform contractului de finanțare și să comunice PL Raportul de partener și certificatul de control, în termenul prevăzut, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de termenul limită stabilit de contractul de finanțare. Rapoartele partenerului și certificatele de verificare nedepuse în sistemul de monitorizare online al Programului către PL, în termenul limită stabilit, nu pot fi incluse în raportul de progres al PL pentru respectiva perioadă de raportare, în vederea depunerii la Autoritatea de management/Joint Secretariat.

Certificatele de control nedepuse în perioada de raportare dată, vor fi incluse în cel mai apropiat raport de progres viitor.

  • 4. Toate cheltuielile vor fi raportate în euro; astfel, rapoartele de partener trebuie să fie completate în euro.

  • 5. Cheltuielile realizate de partenerul de proiect în altă monedă decât euro vor fi convertite în euro folosind cursul de schimb valutar lunar al Comisiei Europene din luna în care cheltuielile au fost depuse pentru verificare la verificator. Aceasta metodă va fi aplicată tuturor partenerilor. Riscul de schimb valutar este al partenerului în cauză.

Articolul 8

Audit

  • 1. în scopul auditului, fiecare partener trebuie:

a) sa păstreze toate foile, documentele și datele despre proiect pentru o perioadă de doi ani de la data de 31 decembrie după depunerea cererilor de rambursare în care cheltuielile finale ale proiectului finalizat sunt incluse. MA/Joint Secretariat va informa fiecare Partener Principal în mod individual despre începutul perioadei de doi ani menționată. In cazul acordării ajutorului de stat, inclusiv al ajutorului de minimis, toate foile, documentele si datele legate de acestea trebuie păstrate și disponibile pe o perioadă de 10 ani fiscali de la data la care ajutorul a fost acordat. Filele, documentele și datele trebuie păstrate fie în original, fie în copii certificate conform cu originalul, pe suporturile de date acceptate în mod obișnuit, în siguranță și ordonat;

  • b) să permită autorităților de audit responsabile ale Uniunii Europene și ale Statului partener implicat, cât și Autorității de audit, MA/Joint Secretariat si Autorității de certificare, să auditeze utilizarea adecvată a fondurilor;

  • c) să dea acestor autorități orice informație pe care o solicită despre proiect;

  • d) să le dea acestora acces la registrele contabile și la documentele contabile și la alte documentații legate de proiect, în orice condiții stabilite de autoritățile de audit;

  • e) să permită autorităilor de audit accesul în sedii în timpul programului de lucru și în afara acestuia pe baza unei înțelegeri și să permită verificări referitoare la proiect;

  • f) să furnizeze PL orice informații necesare referitoare la activitățile de audit fără întârziere.

  • 2. Orice prevedere legislativă naționala în vigoare cu privire la termene mai lungi de păstrare rămâne neafectată.

Articolul 9

Informarea și publicitatea, folosirea obiectivelor și a rezultatelor

  • 1. Orice măsură de publicitate realizată de către oricare PP va fi efectuată în conformitate cu Regulamentul Comisiei nr. 1303/2013, ghidul privind informarea și publicitatea inclus in Manualul de implementare, Manualul de identitate vizuala a proiectelor si cu Instrumentele de comunicare ale Programului Transnațional Dunărea.

  • 2. Măsurile de informare și publicitate vor fi coordonate între PP-uri, fiecare PP este în mod egal responsabil să promoveze faptul că finanțarea este asigurată din fonduri europene prin Programul Transnațional Dunărea și să asigure promovarea adecvată a proiectului.

  • 3. Proprietatea, drepturile de proprietate industrială și intelectuală ale livrabilelor și ale rezultatelor din proiect, precum și ale altor documente legate de acesta, vor fi recunoscute ca fiind ale PP în limita permisă de reglementările naționale ale PP.

  • 4. PP ia notă despre faptul că obiectivele valorice și rezultatele proiectului (la fel ca orice studiu și analiză produsă în perioada proiectului) vor fi disponibile publicului, aceștia acceptând că rezultatele proiectului vor fi disponibile publicului. MA/Joint Secretariat la fel ca autoritățile naționale ale statului partener al programului - incluzând punctele naționale de contact - își rezervă dreptul să folosească rezultatele proiectului în scop de informare și comunicare cu privire la Program.

Articolul 10

Modificări în proiect și dezangajare

  • 1. Lista exhaustivă a modificărilor substanțiale ale proiectului este reglementată în constractul de finanțare. Aceste modificări vor duce la modificarea Contractului de finanțare care va fi solicitată de PL. Având în vedere prevederile Contractului de finanțare, alte detalieri ale regulilor care se referă la fiecare caz de modificare a Contractului de finanțare, la fel ca alte schimbări de proiect care nu implică modificarea Contractului de finanțare, sunt stabilite în Manualul de implementare.

  • 2. în cazul schimbărilor în componența parteneriatului, MS/Joint Secretariat are dreptul să se retragă din Contractul de finanațare dacă numărul de parteneri care rămân scade sub numărul minim de parteneri solicitat prin Program.

  • 3. PP își asumă să nu se retragă din proiect decât dacă au motive inevitabile pentru aceasta. în cazul retragerii din proiect a unui PP sau în cazul în care este exclus de către ceilalți PP pentru nerespectarea obligațiilor prevăzute în acest Acord, PP rămași își asumă să găsească o soluție rapidă și eficientă pentru a asigura implementarea adecvată a proiectului fără întârziere. în consecință, partenerii vor ajunge să acopere contribuția partenerului rămas/exclus, fie asumându-și responsabilitățile unul sau mai mulți din partenerii rămași, fie prin invitarea unuia/mai multor parteneri pentru a se alătura parteneriatului potrivit prevederile aplicabile Programului.

  • 4. Prevederile stabilite pentru audit în art. 8 rămân aplicabile PP care s-a retras din proiect sau a fost exclus și acest PP este responsabil pentru toate angajamentele financiare aferente activităților finalizate, inclusiv responsabilitatea pentru restituirea sumelor plătite în mod necuvenit în conformitate cu prevederile art. 11.

  • 5. în cazul în care MA/Joint Secretariat reduce bugetul proiectului și contribuția corespunzătoare din fonduri UE - în baza deciziei Comitetlui de Monitorizare, PP își asumă consecințele financiare împreună și acceptă distribuirea per PP a sumei dezangajate din bugetul proiectului.

Articolul 11

Nereguli, retragere și rambursare a fondurilor UE

(1) în cazul în care Autoritatea de Management/ Joint Secretariat - pe baza prevederilor Contractului de finanțare - solicită restituirea de către PL a contribuției din fondurile UE integral sau parțial, din cauza unor nereguli sau a retragerii din contractul de finanțare, PL va solicita în scris PP-urilor în cauză, restituirea fondurilor UE plătite în mod necuvenit în conformitate cu solicitarea Autorității de Management/Joint Secretariat.

  • 2. PP afectat de această prevedere trebuie să restituie fondurile europene solicitate către PL. în cazul în care PP a primit contribuția Statului la partea proiectului, contribuția corespunzătoare de la stat va fi restituită organismului național responsabil.

  • 3. PP trebuie să respecte termenul acordat de Autoritatea de Management/ Joint Secretariat PL pentru restituirea fondurilor UE. PP trebuie să transfere fondurile UE solicitate în contul PL cel tîrziu cu 10 zile înainte de expirarea termenului de retumare al PL către Autoritatea de Mangement/ Joint Secretariat.

  • 4. în cazul întârzierii restituirii către Autoritatea de Management/ Joint Secretariat datorată PP, dobânda la întârzierea plății impusă de către Autoritatea de Management/ Joint Secretariat trebuie să fie restituită către PL de către PP în cauză.

  • 5. în cazul în care PL nu reușește să obțină restituirea de la PP sau dacă Autoritatea de Management/ Joint Secretariat nu reușește să obțină restituirea de la PL, Statul partener pe teritoriul căruia se află PP în cauză restituie orice sume plătite în mod necuvenit către acel PP, în baza predvederilor articolului 27 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 1299/2013, în conformitate cu solicitarea Autorității de management/Joint Secretariat.

  • 6. După restituirea făcută de statul partener în cauză, acesta deține dreptul de a-și asigura recuperarea de la PP situată pe teritoriul său, dacă este necesar prin acțiune legală. în acest scop, Autoritatea de management/Joint Secretariat și PL vor atribui drepturile lor, care decurg din Contractul de finanțare și Acordul de parteneriat statului partener în cauză.

Articolul 12

Cooperarea cu terții, cesiunea, succesiunea legală

  • 1. în cazul cooperării cu terții (de exemplu, încheierea de sub-contracte), PP va rămâne singurul responsabil față de PL privind respectarea obligațiilor sale, astfel cum este stabilit în prezentul Acord.

  • 2. Pe parcursul extemalizării, toți partenerii din proiect sunt obligați să respecte normele naționale privind achizițiile publice și alte reglementări stabilite la nivel de program, iar în cazul contribuțiilor IPA și ENI, regulile PraG pentru procedurile de achiziții și își asumă întreaga responsabilitate pentru corect aplicarea acestor reguli.

  • 3. Participanții la proiect nu vor avea dreptul de a-și delega sau ceda drepturile și obligațiile născute în temeiul prezentului Acord fără acordul prealabil al celorlalți participanți la proiect și ai Autorității de management/ Joint Secretariat și ai Comitetului de monitorizare.

  • 4. în cazul succesiunii legale, de ex. atunci când Participantul la Proiect își schimbă forma juridică, Participantul la Proiect este obligat să transfere toate îndatoririle din prezentul contract către succesorul legal. Participantul va notifica PL în formă scrisă în termen de 5 zile lucrătoare. Succesorul legal își asumă toate responsabilitățile activităților îndeplinite de predecesorul legal și este responsabil financiar pentru orice sumă plătită în mod necuvenit predecesorului legal.

Articolul 13

Limba

Limba de lucru a parteneriatului este engleza. Orice document intern oficial al operațiunii va fi pus la dispoziție în limba contractului de finanțare, adică în engleză.

Articolul 14

Durata și dreptul de reziliere

  • (1) Prezentul acord intră în vigoare la data la care este semnat de toți participanții la proiect. Acesta rămâne în vigoare până când PL și-a îndeplinit integral obligațiile care decurg din Contractul de finanțare față de Autoritatea de Management/ Joint Secretariat.

  • (2) Toate dispozițiile relevante din prezentul acord necesare pentru îndeplinirea obligațiilor de arhivare și audit rămân în vigoare până la sfârșitul unei perioade de doi ani începând din 31 decembrie după depunerea cererilor de rambursare în care cheltuielile finale ale proiectului finalizat sunt incluse. Autoritatea de management/Joint Secretariat va informa PL despre începutul perioadei menționate de doi ani.

  • 3. Dacă există o dispută nerezolvată între oricare dintre partenerii de proiect care rezultă din implementarea proiectului, Acordul de parteneriat va rămâne în vigoare până la soluționarea cazului de către organismul competent.

  • 4. Prezentul acord poate fi reziliat prin decizia consensuală a SCOM, care stabilește și consecințele privind situația unei rezilieri premature.

Articolul 15

Lege aplicabilă

  • 1. Acest acord este reglementat de legea română, fiind legea țării PL.

  • 2. Prezentul acord de parteneriat este încheiat în limba engleză. în cazul unei traduceri a prezentului acord și a anexelor sale într-o altă limbă decât engleza, versiunea în limba engleză prevalează.

Articolul 16

Dispoziții finale

(1) Orice modificare a prezentului acord se face în formă scrisă semnată de toți participanții la proiect.

  • 2. Modificările și suplimentele la prezentul Acord și orice renunțare la cerința formei scrise trebuie să fie în formă scrisă și trebuie să fie indicate ca atare. PL va notifica Autorității de management/Joint Secretariat orice modificare sau supliment al prezentului Acord.

  • 3. Dacă vreo dispoziție din prezentul acord ar ajunge să fie total sau parțial inaplicabilă, dispozițiile rămase rămân obligatorii pentru părți. în acest caz, părțile se angajează să înlocuiască dispoziția ineficientă/inaplicabilă cu una eficientă, care se apropie cât mai mult de scopul celei considerate inaplicabile.

  • 4. Participanții la proiect se angajează să ia măsuri pentru a se asigura că toți membrii personalului care desfășoară activitatea respectă natura confidențială a informațiilor considerate ca atare și nu o difuzează, o transmit către terți sau nu o folosesc fără acordul scris prealabil al PL și Participantul la

    proiect care a furnizat informațiile.

    5. Părțile vor depune eforturi pentru soluționarea în afara instanței a oricăror litigii care decurg din acest acord. în cazul în care un acord nu poate fi încheiat la timp, părțile sunt de acord că Cluj-Napoca,


România va fi locul pentru toate disputele, legale care decurg din acest contract.

  • 6. Se vor face 18 copii originale ale acestui âcor original este atașat la Formularul de aplic

(

S

\

\


din care fiecare parte păstrează un original și un


Interreg

* * *

*     *

*

*     *

* *


W^F    EUROPEAN UNION

Danube Transnațional Programme

Partnership Agreement ProjectZ

otrsym:



AGO

Disclaimer:

This document is a template providing minimal requirements for the Partnership Agreement.

It cannot be modified with exception of the Article 4, which can be adapted by the Partnership, and the relevant fields as referred "to be defined by the Partnership" highlighted                                   in                                   grey.

Further detailed provisions can be added by the partnership, if not contrasting with the programme rules and the Subsidy Contract.


fi


Partnership Agreement for the implementation of the project DTP353 AGORA within the

Danube Transnațional Programme

between

Lead Partner Cluj-Napoca Municipality

Moților Street no. 1-3, Cluj-Napoca, 400001 Romania and

ERDF Project Partner 1 Development Agency North - DAN ltd

Trgbana J.Jelacica 17, 42000 Varazdin, Croația

ERDF Project Partner 2 European development agency

Na Cihadle 55,16000 Prague, Czech Republic

ERDF Project Partner 3 EUTROPIAN GMBH

Wolfganggasse 26/20-22,1120 Wien, Austria

ERDF Project Partner 4 City of Kranj

Slovenski trg 1, 4000, Kranj, Slovenia

ERDF Project Partner 5 Metropolitan Research Institute

Lonyayu. 34, Hungary, 1093 Budapest, Hungary

ERDF Project Partner 6 Pakora.net - NetWork for Towns and Regions

Friedrichstr. 23, D-76229 Karlsruhe, Germany

ERDF Project Partner 7 Municipality of Prague 9

Sokolovskâ 14/324,19000 Prague, Czech Republic

ERDF Project Partner 8 Neckar-Alb Regional Association

Lowensteinplatz 1, 72116 Mossingen, Germany

ERDF Project Partner 9 Sofia Municipality

Moskovska str. 33, Sofia 1000, Bulgaria

ERDF Project Partner 10 Sofia Development Association

Moskovska str. 33, Sofia 1000, Bulgaria

ERDF Project Partner 11 City of Szarvas

Szabadsâg Street 36, 5540 Szarvas, Hungary

ERDF Project Partnerl2 Urban Planning Institute of the Republic of Slovenia

Trnovski pristan 2, SI-1121 Ljubljana, Slovenia

ERDF Project Partner 13 URBASOFIA SRL

Str. Colentina 11, 021154 Bucharest, Romania

ERDF Project Partner 14 Development Agency of Slavonski Brod ltd.

Vukovarska st. 1, 35000 Slavonski Brod, Croația

IPA Project Partner 1 City of Zenica

Trg BiH 6, 72000 Zenica, Bosnia and Herzegovina

ENI Project Partner 1 City Hali of Chișinău Municipality

Ștefan cel Mare si Sfanț Blvd. 83, MD-2020 Chișinău, Moldova

hereinafter jointly referred to as Parties

On the basis of:

  • • Regulation (EU) No. 1303/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 laying down common provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural Development and the European Maritime and Fisheries Fund and repealing Council Regulation (EC) No 1083/2006

  • • Regulation (EU) No. 1301/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on the European Regional Development Fund and on specific provisions concerning the Investment for growth and jobs goal and repealing Regulation (EC) No 1080/2006

  • • Regulation (EU) No. 1299/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on specific provisions for the support from the European Regional Development Fund to the European territorial cooperation goal.

  • • Regulation (EU) No 231/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014 establishing an Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II)

  • • Regulation (EU) 447/2014 of the European Parliament and of the Council of 2 May 2014 on the specific rules for implementing Regulation (EU) No 231/2014 of the European Parliament and of the Council establishing an Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II)

  • • Regulation (EU) No 236/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014, Common Implementing Regulation for Externai Actions

  • • Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic Identification and trust Services for electronic transactions in the internai market and repealing Directive 1999/93/EC;

  • • Commission Delegated Regulation (EU) No 481/2014 of 4 March 2014 supplementing Regulation (EU) No 1299/2013 of the European Parliament and of the Council with regard to specific rules on eligibility of expenditure for cooperation programmes;

  • • AII other applicable EU legislation, including the legislation laying down provisions on public procurement, on competition, on state aid, on protection of the environment and on equal treatment between men and woman;

  • • The European Territorial Cooperation Programme Interreg V-B Danube, approved by the European Commission on 20/08/2015 C(2015) 5953;

  • • AII manuals and guidelines issued by the Danube Transnațional Programme (e.g. Applicants Manual, Implementation Manual, DMS User Manual) relevant for this contract available on the Programme’s website: www.interreg-danube.eu.

AII laws, regulations, programme documents mentioned in this agreement - including any amendments made to these rules and regulations - are applicable in the latest version in force.

Article 1

Defînitions

  • 1. Lead Partner: the Lead Partner means the Lead Beneficiary as referred to in Article 13 of Regulation (EU) No 1299/2013 (hereinafter referred to as "LP").

  • 2. Project Partner (ERDF Project Partner / IPA Project Partner/ ENI Project Partners): project beneficiaries as referred to in Article 13 of Regulation (EU) No. 1299/2013



* Interreg ■

Danube Transnațional Programme

and named in the approved Application Form, including LP (hereinafter referred to as "PP”).

  • 3. Associated Strategic Partner: as indicated in the Applicants Manual (hereinafter referred to as "ASP”).

  • 4. Project Participants: means LP, ERDF PPs, 1PA PPs, ENI PPs.

  • 5. Project: as described in the Application Form.

  • 6. Project Part: covers a set of activities undertaken by a PP and presented by a project partner’s budget in the Application Form.

Terms of this agreement will be used according to the abbreviations and glossary of the Applicants Manual of the Danube Transnațional Programme (hereinafter referred to as Applicants Manual).

Article 2

Subject of the Partnership Agreement

  • 1. The subject of this Partnership Agreement is the organisation of the partnership by regulating the rights and obligations of the Parties in order to successfully implement the transnațional project AGORA.

  • 2. The approved Application Form and the Subsidy Contract will became integral part of this Agreement after the approval of the project by the Monitoring Committee. The Parties have to fully respect the content and obligations set by the abovementioned documents and take full responsibility of keeping all regulations relevant to the implementation of the project.

Article 3

Activities of Project Participants in the project

  • 1. Activities of the Project Participants as well as the role of each PP in the project are described in the Application Form.

Article 4

Operation and organisation of the Project Steering Committee

  • 1. The Project Participants must set up a Project Steering Committee in order to establish a clear decision making structure, where the following rules shall apply:

a) Composition of the Steering Committee

The Steering Committee (later on called "SCOM"), chaired by the LP is composed by one representative from each project financing partner (later on called "SCOM Members").

The SCOM Members representing the project participants shall be appointed in written by the concerned partner, after a written request from the LP. Alternatively, the SCOM Members will be appointed by each Financing Partner representative during the kick off meeting, according to a specific point in the agenda. In this case, the appointment has to be done in writing and shall be part of the minutes prepared in line with point e).

The SCOM Members have the right to be substituted in 2 ways:

* Interreg *

EUROPEAN UNION

Danube Transnațional Programme

  • a) by appointment of deputies; or

  • b)          by sending substitutes to the meeting, informing the Chairperson of

the SCOM not later than one working day before the meeting

Representatives of Associated Strategic Partners may participate in the "SCOM" in an advisory capacity.

b) Tasks

The SCOM shall oversee the effectiveness and quality of the implementation of the AGORA, in accordance with the following provisions:

  • •    it shall consider any relevant problem incurred during the implementation of the project and take decisions on how to solve these problems;

  • •    it shall periodically review progress made towards achieving the specific targets of the project;

  • •    it shall examine the results of implementation, particularly the achievement of the targets value (outputs/results) stated in the Application Form on the basis of partner reports and other documents produced by the partners, either on a regular or on ad-hoc basis;

  • •    it may propose any revision or examination of the project likely to make possible the achievement of the project objectives or to improve its management, including its financial management (e.g. redistribution of activities and budget across the partnership);

  • •   it approves major changes requested for the implementation of the project activities (e.g. expulsion/substitution/sanctions of a PP for underperformance, modification of activities and outputs, etc.J;

In case of dispute between PPs, presumption of good faith from all Parties will be privileged. Should a dispute arise between the partners, the affected parties will endeavour to find a solution on an amicable way. In cases where the disputes cannot be solved by the partners, nor by the intervention of the LP, then they are referred to the SCOM in order to reach a settlement.

c) Chairpersonship and meetings

The SCOM will be chaired by a representative of the LP or person entitled by LP (the SCOM Chairperson). LP convenes the SCOM at least once every 6 months generally in coincidence with the project meeting date.

The LP convenes the SCOM at least 15 working days before the date proposed for the meeting by e-mail, together with the proposed agenda (drawn up by him/her) and all information about the issues to be discussed. If any urgent issues arise to be addressed urgently, the SCOM may be convened by the LP even with a shorter notice. The SCOM Chairperson shall be responsible for the proper functioning of the SCOM and shall perform SCOM Chairperson's duties (e.g. declares the opening and closing of each meeting, directs the discussion, rules on points of order, accords the right to speak, announces the decisions and summarizes them at the end of the meeting, etc.).

* Interreg I®

EUROPEAN UNION

Danube Transnațional Programme i                                       ■*■■■■■

Participation in the SCOM meetings is mandatory for all financing partners and any absence from meetings needs to be duly justified in advance to the LP (who then is in charge of communicating it to all the SCOM Members at the beginning of the meeting).

  • d) Decision making

The SCOM is legally convened when the majority (50%+l member of the appointed members in line with point a.) of SCOM Members is present (9).

The general rule is that the decision making in the SCOM is by consensus among the SCOM Members present at the meeting (according to the principie "one partner, one vote").

If consensus cannot be reached SCOM will decide according to the majority rule. Majority means the highest number of votes. Votes cannot be delegated to other partners.

The LP, by its own inițiative and/or under a well justified request of one or more of the SCOM Members, can inițiate a written decision-making process via e-mail.

In this case the LP shall send the draft decision to the SCOM Members entitled to vote and shall fix a deadline, giving the addressees at least 5 (or at least 3, in case of excepțional urgent cases) working days for the reply.

If an objection to the procedure or to the draft decision is raised, the matter shall be placed on the agenda of the next meeting of the SCOM.

If no objection to the procedure or to the draft decision has been received by the specified time, the decision is deemed to be taken by the SCOM.

e) Minutes

The LP shall send the minutes of the SCOM meeting reporting the decisions taken to the other members of the SCOM for comments not later than 10 working days after the date of the meeting.

If no written objections are raised from SCOM representatives within 10 working days after the minutes are received, they are considered to be approved.

If written objections are raised, the LP shall revise the minutes accordingly, decide on the final version and send it to the members of the SCOM.

In this last case, the final version is approved by the members of the SCOM in the following meeting of the SCOM according to the above mentioned rules (see point e.).

f) Communication

Communication among the members of the SCOM shall be done by email. Any document which shall be sent to the members of the SCOM must be transmitted by email.

All members of the SCOM shall communicate to the Lead Partner their email address and its eventual changes promptly.

  • g) Working language

"" Interreg ■

Danube Transnațional Programme

Working language of the SCOM shall be in English. This rule also applies to the official documents of the SCOM.

Article 5

Specific obligations and responsibilities of the Lead Partner

  • 1.    The LP shall take all the steps needed to correctly manage the project in accordance with the Application Form approved by the Monitoring Committee, the Subsidy Contract and the programme documents relevant for this agreement.

  • 2.     The LP solely assumes all obligations and overall responsibility for the entire project towards the MA/JS.

  • 3.


In addition the LP shall:

  • a)    inform all PPs on the signature of the Subsidy Contract and provide the copy of the Subsidy Contract to all Project Partners;

  • b)    keep the PPs informed on a regular basis about all relevant communication between the LP and MA/JS;

  • c)    inform the PPs about all essential issues connected to the project implementation without any delay;

  • d)    be responsible for the verification that the expenditure declared by the PPs has been incurred only for the purpose of implementing the project and corresponds to the activities agreed between the PPs in the frame of the approved Application Form;

  • e)    ensure that the expenditure presented by the PPs has been verified by a controller or controllers;

  • f)     submit the Applications for Reimbursement together with the Progress Reports to the MA/JS by the deadlines given in the Subsidy Contract;

  • g)    transfer the EU Funds (ERDF, IPA and ENI contribution) to the PPs participating in the project according to each Application for Reimbursement approved by the MA/JS, within 15 working days; No deduction, retention or any other specific charges can be made by LP concerning the approved amount when transferring the contribution and no legal dispute between the LP and the PP concerned could be subject to any compensation from the approved amount to be transferred by LP to the PP;

  • h)    bear in case of irregularities the overall responsibility towards the MA/JS for the repayment of the amounts unduly paid.

  • i)     agree with the PPs before applying for budget reallocation between budget lines and/or work packages not affecting amendment of the Subsidy Contract;

  • j)     agree with the PPs of the project before submission of any request for amendment of the Subsidy Contract to the MA/JS.


Article 6

Obligations of the Project Partners

1.

Contract.


The PPs shall respect all the rules and obligations set


  • 2.     The PPs shall comply with EU regulations and programme level regulatory documents - as referred in the Subsidy Contract - and the relevant național legislation.

  • 3.     Each PP commits itself to implement its own project part according to the approved Application Form, Partnership Agreement and the programme documents.

  • 4.     The PPs shall respect the time schedule of the project, including the completion of the activities foreseen for each reporting period as agreed among the PPs and the financial performance in relation to the project implementation, and shall contribute to the achievement of outputs and results of the project.

  • 5.     The PPs shall have their expenditures incurred and paid in the given reporting period validated by the designated Controller of their Partner State and submit the Control Certificate issued by the Controller to the LP.

  • 6.     The PPs shall be responsible for the sound financial management of the funds allocated to their project part, including the repayment of the contributions from the EU Funds (ERDF/IPA/ENI) unduly paid to the LP, and, where applicable, the repayment of the state co-financing to the relevant național body.

  • 7.     Each Project Partner shall maintain either a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions relating to the project.

  • 8.     The PPs shall support the LP to fulfil its tasks according to the Subsidy Contract. In particular, each PP shall:

  • a) provide the LP without any delay with any information needed to draw up the Progress Reports, to react on any request by the MA/JS, or provide with any further information needed by the LP;

  • b) inform the LP immediately about any circumstance that could lead to a temporary or final discontinuation of the project;

  • c) inform the LP before the submission of the first Application for Reimbursement on the details of the bank account where the contribution from the EU Funds of the given PP shall be transferred.

Article 7

Reporting obligations of the PPs

  • 1. Each Project Partner shall submit the Partner Report for validation of the expenditure to the responsible controller selected or appointed according to național rules online through the Danube Monitoring System. The deadline for submitting the Partner Report set by the responsible controller shall be respected by the PP.

  • 2. The LP can only submit an Application for Reimbursement to the MA/JS by providing proof of progress of the project. Therefore, in order to provide adequate information on the progress of the project, each PP has to submit a Partner Report to the LP online through the Danube Monitoring System consisting of an activity report describing the activities carried out and their outputs and results during the reporting period and of a financial report presenting the financial progress of the project in accordance with the approved Application Form.

  • 3. The PPs have to respect the reporting deadlines of the Subsidy Contract, and submit their Partner Report and Control Certificate to the LP in due time, until 10 working days prior to the deadlines set by the Subsidy Contract. Partner Reports and Control Certificates not submitted through the Danube Monitoring System to the LP within

the set deadline cannot be included in the Progress Report of the LP of the respective reporting period to be submitted to the MA/JS. Control certificates not submitted in the given reporting period shall be included in the earliest possible next Progress Report following to the reporting period concerned.

  • 4. AII expenditure shall be reported in Euro; therefore the Partner Reports should be drawn up in Euro.

  • 5. Expenditure incurred by project partners in a currency other than the Euro shall be converted into Euro by using the monthly accounting exchange rate of the European Commission1 in the month during which expenditure was submitted for verification to the controller. This method shall be applicable to all project partners. The exchange rate risk is borne by the PP concerned.

Article 8 Audits

  • 1.     For audit purposes each PP shall:

  • a)    retain all files, documents and data about the project for a two year period from 31st December following the submission of the accounts in which the final expenditure of the completed project is included. The MA/JS will inform each Lead Partner individually about the beginning of the mentioned two year period. In case of State aid granted including de minimis aid as well, all related files, documents and data must be kept and be available for a period of 10 fiscal years from the date on which the aid was granted. The files, documents and data should be kept either in original or as certified copies on commonly used data media safely and orderly;

  • b) enable the responsible auditing bodies of the European Union and of the Partner State concerned, as well as the Audit Authority, MA/JS and the Certifying Authority to audit the proper use of funds;

  • c) give these authorities any information they request about the project;

  • d) give them access to the accounting books and accounting documents and other documentation related to the project, whereby the auditing bodies decide on this relation;

  • e)    give them access to business premises during the ordinary business hours and also beyond these hours by arrangement and allow them to carry out checks related to the project;

  • f)     provide the LP with any information needed related to such an audit without any delay.

  • 2.     Other possible longer statutory retention period - as might be stated by național law - remain unaffected.

Article 9

Information and Publicity, use of outputs and results

  • 1. Any publicity measure undertaken by any of the PPs shall be conducted according to the Commission Regulation (EU) no. 1303/2013, and the information and

lhttp://ec.europa.eu/budget/contracts grants/info contracts/inforeuro/inforeuro en.cfm

publicity guidelines included in the Implementation Manual, the Visual identity Manual for Projects and the Communication toolkit of the Danube Transnațional Programme.

  • 2.     Information and publicity measures will be coordinated among the PPs. Each PP is equally responsible to promote the fact that financing is provided from the European Union funds within the framework of the Danube Transnațional Programme and to ensure the adequate promotion of the project.

  • 3.     Ownership, title and industrial and intellectual property rights of the deliverables and outputs of the project and the reports and other documents relating to it shall be veșted to the PPs to the extent allowed by the național regulation of the PP concerned.

    Li

    I


  • 4.     The PPs take note of the fact that the outputs and results of the project (as well as any study or analysis produced in the course of the project) will be made available to the public and they agree that the results of the project shall be available for the public. The MA/JS, as well as the National Authorities of the Partner States of the programme -including National Contact Points - reserve the right to use the outputs and results of the project for information and communication actions in respect of the programme.

    1.


    2.


    3.


    4.


    5.


    Article 10

    Changes in the project and decommitment

    The exhaustive list of the substanțial changes in the project is regulated in the Subsidy Contract. These changes will lead to the modification of the Subsidy Contract requested by the LP. Based on the provisions of the Subsidy Contract further detailed rules describing each case of Subsidy Contract modification, as well as other project changes not requiring amendment of the Subsidy Contract are set in the Implementation Manual.

    In case of changes in the partnership, the MA/JS is entitled to withdraw from the Subsidy Contract if the number of PPs falls below the minimum number of participants required by the programme.

    The PPs agree not to back out of the project unless there are unavoidable reasons for it. In case a PP withdraws from the project or is debarred by the other PPs for not fulfilling the obligations set in this Agreement, the remaining PPs will undertake to find a rapid and efficient solution to ensure the further proper project implementation without any delay. Consequently, the PPs will endeavour to cover the contribution of the withdrawn or debarred PP, either by assuming its tasks by one or more of the present PPs or by asking one or more new participants to join the project partnership, regarding the respective programme provisions.

    The provisions set for audits in Article 8 remain applicable to the PP that backed out of the project or was debarred from the project and this PP bears the overall financial responsibility for the activities completed including the responsibility for repayment of the amount unduly paid in line with Article 11.

    In case MA/JS reduces the project budget and the corresponding contribution from the EU Funds - on the basis of the decision of the Monitoring Committee, the PPs shall bear the financial consequences together and agree on the distribution per partners of the amount decommitted from the project budget.


    Article 11


Irregularities, withdrawal and repayment of the EU funds

  • 1. If the MA/JS - based on the provisions of the Subsidy Contract - requests the repayment of the contribution from the EU Funds in full or in part from the LP due to irregularity or withdrawal from the Subsidy Contract, the LP shall ask in writing the PP(s) concerned to repay the EU Funds unduly paid according to the request of the MA/JS.

  • 2. The PP affected has to repay the requested EU Funds to the LP. In case the PP received state contribution to the project part, the corresponding state contribution shall be repaid to the responsible național body.

  • 3. The PP has to respect the deadline given by the MA/JS to the LP for the repayment of EU Funds. The PP has to transfer the requested EU Funds to the LP 10 days before the deadline of the LP.

  • 4. In case of delay in the repayment to the MA/JS that is due the PP, the interest on late payment imposed by the MA/JS has to be repaid to LP by the PP concerned.

  • 5. If the LP does not succeed in securing repayment from PP or if the MA/JS does not succeed in securing repayment from the LP, the Partner State on whose territory the PP concerned is located shall reimburse any amounts unduly paid to that PP based on Article 27(3) of Regulation (EU) No 1299/2013 according to the request of the MA/JS.

  • 6. After the reimbursement made by the Partner State concerned, it holds the right to secure repayment from the PP located on its territory, if necessary through legal action. For this purpose the MA/JS and the LP shall assign their rights arising from the Subsidy Contract and the Partnership Agreement to the Partner State in question.

Article 12

Cooperation with third parties, assignment, legal succession

  • 1.         In case of cooperation with third parties (e.g. concluding subcontracts) the PP shall remain the sole responsible toward the LP concerning compliance with its obligations as set out in this agreement.

  • 2.         In the course of outsourcing, all Project Partners are obliged to follow național public procurement rules and other regulations set up at programme level, and in case of 1PA and ENI contributions the PraG rules for procurement procedures and shall take full responsibility for the proper application of these rules.

  • 3.        The Project Participants shall not have the right to assign their rights and obligations under this agreement without the prior consent of the other Project Participants and of the MA/JS and the Monitoring Committee.

  • 4.         In case of legal succession, e.g. when the Project Participant changes its legal form, the Project Participant is obliged to transfer all duties under this contract to the legal successor. The participant shall notify the LP in written form within 5 working days. The legal successor takes all responsibilities of the activity fulfilled by the legal predecessor and be financially responsible for any amount unduly paid to the legal predecessor.

Article 13

Language

The working language of the partnership shall be English. Any official internai document of the operation shall be made available in the language of the Subsidy Contract, i.e. in English.

Article 14

Duration and right of termination

  • 1. This agreement shall take effect on the date on which it is signed by all Project Participants. It shall remain in force until the LP has discharged in full its obligations arising from the Subsidy Contract towards the MA/JS.

  • 2. All relevant provisions of this agreement necessary for the fulfilment of the archiving and audit obligations shall remain in force until the end of a two year period started from 31 December following the submission of the accounts in which the final expenditure of the completed project is included. The MA/JS will inform the LP about the beginning of the mentioned two year period.

  • 3. If there is a non-resolved dispute between any of the Project Partners arising from the implementation of the project the Partnership Agreement shall remain in force until the case is settled by the competent body.

  • 4. This agreement can be terminated by the consensual decision of the SCOM which also makes arrangement regarding the consequences of such premature termination.

Article 15

Applicable law

  • 1. This agreement is governed by the Romanian law, being the law of the country of the LP.

  • 2. This Partnership Agreement is concluded in English. In case of a translation of this agreement and its annexes into another language than English, the English version shall prevail.

Article 16

Concluding provisions

  • 1. Any amendments to this agreement shall be in written form signed by all Project Participants.

  • 2. Amendments and supplements to the present agreement and any waiver of the requirement of the written form must be in written form and have to be indicated as such. The LP shall notify to the MA/JS of any amendment or supplement of the present agreement.

  • 3. If any provision in this agreement should be wholly or partly ineffective, the remaining provisions remain binding for the Parties. In this case the Parties undertake to replace the ineffective provision by an effective one which comes as close as possible to the purpose of the ineffective one.

  • 4. The Project Participants commit themselves to take measures to ensure that all staff members carrying out the work respect the confidențial nature of information regarded as such, and do not disseminate it, pass it on to third parties or use it without prior written consent of the LP and the Project Participant that provided the information.

  • 5. The Parties will make an effort to settle any disputes arising from this agreement out of the court. In case an agreement cannot be made in due time, the Parties herewith agree that Cluj-Napoca, Romania shall be the venue for all legal disputes arising from this contract.

  • 6. 18 original copies will be made of this agrecmenț; qf whpîh each party keeps one original and one original is attached to


f Interreg fefr

Danube Transnațional Programme

Place, Date:

Name of ERDF PP1:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of Lead Partner:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name ofERDFPP2:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of Lead Partner:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of ERDF PP3:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of Lead Partner:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of IPA PP1:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of Lead Partner:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name ofENIPPl:

Name of legal responsible:

Signature:

Place, Date:

Name of Lead Partner:

Name of legal responsible:

Signature: