Hotărârea nr. 338/2013

Hotărârea.nr. 338 – privind aprobarea organigramei, statului de funcţii şi a regulamentului de organizare şi funcţionare pentru Direcţia Judeţeană Comunitară de Evidenţă a Persoanelor Braşov



( oHsiliul Județean Brașov

Cod F-16

l«H'

ih ||


HOTĂRÂREA NR. 338

din data 23.07.2013

- privind aprobarea organigramei, statului de funcții și a regulamentului de organizare și funcționare pentru Direcția Județeană Comunitară de Evidență a Persoanelor Brașov

Consiliul Județean Brașov întrunit în ședința extraordinară la data de 23.07.2013

Analizând referatul ad.nr.6570/2013 întocmit de către Direcția Coordonare, Integrare Europeană - Serviciul Resurse Umane, Strategii de Informatizare prin care se propune spre aprobare organigrama, statul de funcții și regulamentul de organizare și funcționare pentru H        Direcția Județeană Comunitară de Evidență a Persoanelor Brașov, urmare aplicării OUG nr.

K       77/2013:

l|<H'

Ținînd cont de avizul Agentției Naționale a Funcționarilor Publici înregistrat cu nr. 27016/2013;

Având în vedere dispozițiile art.91, alin.(l), lit. ”a” și alin.(2), lit. ”c” din Legea nr.215/2001 a administrației publice locale republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și prevederile OUG nr.77/2013 pentru stabilirea unor măsuri privind asigurarea funcționalității administrației publice locale, a numărului de posturi și reducerea cheltuielilor la instituțiile și autoritățile publice din subordinea, sub autoritatea sau în coordonarea Guvernului ori a ministerelor;

în temeiul art. 97 și art.103, alin.(2) din Legea administrației publice locale nr.215/2001, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

HOTĂRĂȘTE:

li

jî"              Art.l. Se aprobă organigrama, statul de funcții și regulamentul de organizare și funcționare

'"        pentru Direcția Județeană Comunitară de Evidență a Persoanelor Brașov, conform anexelor, care

fac parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art.2. Președintele Consiliului Județean asigură aducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri prin Direcția Județeană Comunitară de Evidență a Persoanelor Brașov și Direcția Coordonare, Integrare Europeană.


Contrasemnează, SECRETAR Maria Dumbrăveanu

IU-









CONSILIUL JUDEȚEAN BRAȘOV

Anexa nr.....la HCJBV nr....


STAT DE FUNCȚII

Aparatul propriu al DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV


Nr.crt

Funcția de conducere

Funcția de execuție

Studii

Clasă

Grad

Grad profesional

Nr.posturi

Salariu de baza

Funcții publice de conducere

4

13913

I

Director executiv

S

II

1

3901

2

Șef serviciu

S

II

3

10.012

Funcții publice de execuție

31

54162

1

Consilier juridic

s

I

superior

1

2602

2

Consilier juridic

s

I

principal

4309

3

Inspector

s

I

superior

1

2926

4

Consilier

s

1

superior

10

21792

5

Consilier

s

1

principal

9

13570

6

Consilier

s

I

asistent

n J

3974

7

Referent

M

III

superior

2

3072

8

Referent

M

III

principal

1

1028

9

Referent

M

III

asistent

1

889

Posturi în regim contractual

5

7054

1

Consilier

s

IA

1

1922

2

îngrijitor

I

1

1083

3

Șofer

1

1496

4

Arhivar

M

II

1

1190

5

Muncitor calificat

II

1

1363

Total aparat propriu

40

75129

/c direcția '‘'Director executiv Județeană I&An Curecheriu o comunitară

OE EVIDENȚĂ ’T/l

\A PERSOANELOR

x * I * s ’KI

li           5

Aprobat,

Președinte Consiliul Județean Brașov


Aristotel Căn

CONSILIUL JUDEȚEAN BRAȘOV

DIRECȚIA JUDEȚEANĂ COMUNITARĂ DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

REGULAMENTUL

PRIVIND ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

2013

CONSILIUL JUDEȚEAN BRAȘOV DIRECȚIA JUDEȚEANĂ COMUNITARĂ DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

ANEXA NR.____

LA HOTĂRÂREA NR


Din data de


REGULAMENTUL

Privind organizarea și funcționarea DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV


CAPITOLUL I

DISPOZIȚII GENERALE

Art. 1 - Serviciul public comunitar de evidență a persoanelor al județului Brașov se organizează în subordinea Consiliului Județean Brașov cu rang de direcție și este instituție publică de interes județean, cu personalitate juridică, constituită în temeiul art. 6 din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, modificată și completată.

Art. 2 - (1) Scopul Direcției Județene Comunitare de Evidență a Persoanelor Brașov, denumită în continuare^direcție" este acela de a exercita competențele ce îi sunt date prin actele normative în vigoare pentru punerea în aplicare a prevederilor care reglementează activitatea stării civile și de evidență a persoanelor, precum și de eliberare a documentelor în sistem de ghișeu unic.

  • (2) Activitatea direcției se desfășoară în interesul persoanei și al comunității. în sprijinul instituțiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii.

Art. 3 - In vederea îndeplinirii atribuțiilor, direcția este constituită, potrivit prevederilor art. 6, alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr.84/ 2001. prin reorganizarea Compartimentului de stare civilă din aparatul propriu al Consiliului Județean și al Biroului Evidența Populației din cadrul Serviciului Județean de Evidența Informatizată a Persoanei Brașov.

(2) Direcția are în componență servicii: Economic, de Stare Civilă, de Evidență a Persoanelor și compartimente: Relații Publice, Juridic, Resurse Umane, Informatică, Control Intern/ Managerial, Transcrieri Schimbări de Nume, Contabilitate și Administrativ și Achiziții, conform prevederilor art. 2 din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcții din aparatul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, constituirea patrimoniului și managementului resurselor umane, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/ 24.11.2004.

Art. 4 - (1) Direcția coordonează și controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor din cadrul județului.

(2) Activitatea direcției este coordonată de Secretarul Județului Brașov.

Art. 5 - (1) Direcția este condusă de un director executiv, numit sau eliberat din funcție prin Hotărâre a Consiliului Județean, în condițiile legii, cu avizul Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date București.

(2) Directorul executiv asigură conducerea executivă a Direcției în condițiile legii.

Art. 6 - Patrimoniul direcției se va constitui din bunurile mobile și imobile, primite de la Consiliul Județean Brașov și Ministerul Afacerilor Interne, pe bază de protocol sau pe care le dobândește, sub orice formă, în nume propriu.

Art. 7 - Direcția are dreptul să elaboreze programe sau proiecte pe baza cărora să participe, dacă îndeplinește condițiile de eligibilitate, la obținerea de finanțări interne sau externe.

Art. 8 - Direcția va avea ștampilă proprie, de formă rotundă, cu următorul conținut:”România, Consiliul Județean Brașov, Direcția Județeană Comunitară de Evidență a Persoanelor Brașov”.

Art. 9 - Structura organizatorică, numărul de personal și bugetul direcției se aprobă prin hotărâre a Consiliului Județean Brașov.

Art. 10 - în îndeplinirea prerogativelor cu care este investită, direcția cooperează cu direcțiile de specialitate din aparatul propriu al Consiliului Județean Brașov, cu Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date București și colaborează cu autorități publice locale, cu instituții publice și alte persoane juridice pe probleme de interes comun, conform legislației în vigoare.

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

Art. 11 - (I) Structura organizatorică, numărul de personal, statul de funcții și finanțarea direcției se aprobă prin Hotărâre a Consiliului Județean Brașov.

(2)- Structura organizatorică este următoarea:

  • a)  Director executiv;

  • b) Serviciul de Evidență a Persoanelor;

  • c)  Serviciul Stare Civilă;

  • - Compartimentul Transcrieri. Schimbări de Nume;

  • d) Compartimentul Juridic.

  • e) Compartimentul Relații Publice;

  • f) Compartimentul Resurse Umane;

  • g) Compartimentul Informatică

  • h) Compartimentul Control Intern / Managerial

  • i)  Compartimentul Achiziții

  • j)  Serviciul Economic;

  • - Compartimentul Contabilitate.

  • - Compartimentul Administrativ;

Art. 12 - Numărul de posturi, natura acestora, condițiile de încadrare și nivelul de salarizare sunt cele stabilite prin organigramă și statele de funcții aprobate de Consiliul Județean și cele prevăzute în actele normative în vigoare.

Art. 13 - Activitatea desfășurată de către structurile direcției pentru realizarea competențelor legale, are la bază relații de autoritate (ierarhice, funcționale), de cooperare, de colaborare, de coordonare și de control, potrivit atribuțiilor stabilite pentru fiecare structură în parte.

Art. 14 - (1) Relațiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea direcției și structurile subordonate acesteia, în scopul organizării, menținerii și perfecționării stării de funcționare a sistemului direcției. Același tip de relații se stabilesc între șefii serviciilor și personalul subordonat acestora.

(2) în cadrul direcției se pot organiza compartimente, atât ca structuri independente cât și ca structuri componente ale serviciilor. în cadrul compartimentelor în care nu sunt prevăzute funcții de conducere se stabilesc relații de autoritate funcționale, în vederea îndrumării și îmbinării unitare a activității acestora și a echilibrării atribuțiilor, armonizării eforturilor necesare și asigurării unității de acțiune în îndeplinirea obiectivelor.

Art. 15 - între structurile direcției se stabilesc relații de cooperare, pentru îndeplinirea atribuțiilor specifice și în vederea integrării obiectivelor în ansamblul atribuțiilor direcției.

Art. 16 - (1) La nivelul direcției, activitatea de control și coordonare este atributul conducerii și se realizează direct, ori prin intermediul șefilor de serviciu sau coordonatorilor de compartimente. De asemenea. în activitatea de control, conducerea direcției poate angrena și alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

(2) Organigrama direcției este prevăzută în anexa nr. 1 a prezentului Regulament.

CAPITOLUL III

ATRIBUȚIILE DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

Art. 17 - Direcția are următoarele atribuții principale:

actualizează, utilizează și valorifică Registrul Județean de Evidență a Persoanelor Brașov; avizează rectificarea actelor de stare civilă;

furnizează, în cadrul Sistemului Național Informatic de Evidență a Populației, date necesare pentru actualizarea Registrului Național de Evidență a Populației;

coordonează și controlează, metodologic, activitatea Serviciilor Publice Comunitare Locale de Evidență a Persoanelor;

controlează modul de gestionare și de întocmire a registrelor de stare civilă și a listelor electorale permanente:

asigură emiterea certificatelor de stare civilă, a cărților de identitate și a cărților de alegător: monitorizează și controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecției datelor referitoare la persoană;

gestionează resursele materiale și de dotare necesare activității proprii;

  • -  ține evidența registrelor de stare civilă, exemplarul II, și efectuează mențiuni pe acestea, conform comunicărilor primite;

  • -  avizează cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă eliberate în străinătate, în registrele de stare civilă ale primăriilor din județul Brașov;

  • -  îndeplinește și alte atribuții stabilite prin reglementări legale;

CAPITOLUL IV

CONDUCEREA DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

Art. 18 - Conducerea direcției este asigurată de către directorul executiv.

Art. 19 - (1) Directorul executiv reprezintă direcția în relațiile cu șefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Județean, din cadrul Prefecturii, precum și cu șefii autorităților din Ministerul Afacerilor Interne, ori cu instituțiile publice și organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competențelor legale.

  • (2) în aplicarea prevederilor legale, a ordinelor și instrucțiunilor, directorul executiv emite decizii.

  • (3) Angajează și, după caz, concediază personalul de execuție și de conducere din cadrul direcției, conform legislației în vigoare.

  • (4) Este ordonator de credite, în condițiile prevăzute de lege.

  • (5) în condițiile legii, directorul executiv poate delega atribuții din competența sa, personalului din subordine.

  • (6) în absența directorului atribuțiile sale se exercită de către șeful de serviciu desemnat.

Art. 20 - Directorul executiv răspunde în fața Secretarului județului de întreaga sa activitate desfășurată potrivit prevederilor fișei postului.

Art. 21 - Conducerea structurilor direcției este exercitată de șefii acestora, iar în lipsa lor de către o persoană desemnată.

Art. 22 - (1) Șefii structurilor componente ale direcției răspund, de întreaga activitate desfășurată, în fața directorului.

(2) Șefii structurilor componente ale direcției, conduc întreaga activitate conform competențelor ce le revin și reprezintă Direcția în relațiile cu celelalte structuri ale Consiliului Județean, ale Prefecturii, cu alte autorități ale Ministerului Afacerilor Interne, și autorități sau instituții din afara ministerului, conform delegării și dispozițiilor primite.

Art. 23 - Aparatul propriu al Direcției cuprinde trei categorii de personal, astfel:

  • a)  polițiști detașați din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, cu statut special, cărora li se aplică dispozițiile care reglementează activitatea acestei categorii profesionale.

  • b)  funcționari publici cărora le sunt aplicabile dispozițiile Legii nr. 188/1999 privind statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare, coroborate cu prevederile legislației muncii.

  • c)  personalul angajat cu contract individual de muncă, care nu are calitatea de funcționar public și căruia îi sunt aplicabile exclusiv prevederile Codului și a legislației muncii.

Art. 24 - Celor trei categorii de personal din cadrul direcției li se vor aplica în mod corespunzător dispozițiile prezentului regulament.

CAPITOLUL V

ATRIBUȚIILE STRUCTURILOR DIRECȚIEI JUDEȚENE COMUNITARE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR BRAȘOV

Secțiunea 1

SERVICIUL DE EVIDENȚA PERSOANELOR

Art. 25 - Serviciul de Evidența Persoanelor are următoarele competențe:

coordonează și controlează, metodologic, activitatea de soluționare a cererilor de eliberare a cărților de identitate și de alegător de către serviciile publice comunitare locale, coordonează activitatea de înființare a noilor servicii de evidența persoanelor;;

coordonează activitatea de preluare a fișelor de evidență locală pentru SPCLEP-urile nou înființate;

asigură pregătirea de specialitate a personalului nou angajat împreună cu lucrătorii BJABDEP;

instruiește personalul nou încadrat pe linia organizării și planificării activității pe linie de evidență a persoanelor;

organizează și coordonează modul de desfășurare al convocărilor trimestriale de pregătire a personalului și susține materialele pregătite pentru aceste convocări;

transmite, în teritoriu, dispozițiile DEPABD și cele proprii pe linie de evidența persoanelor;

coordonează modul de desfășurare a lucrărilor de volum - expirați, decedați, volum de muncă anual, cărți alegător, liste alegeri, neconcordanțe date pașapoarte, etc.;

coordonează modul de soluționare a cererilor de atribuire și comunicare CNP;

primește cererile și documentele necesare, preia imaginile cetățenilor, actualizează baza de date cu informațiile referitoare la persoană, generează lotul de producție, actualizează baza de date cu raportul de producție și cu data înmânării, eliberează acte de identitate și cărți de alegător pentru rezolvarea unor situații deosebite, pentru testarea și cunoașterea aplicațiilor ori urmărirea modului de funcționare a tehnicii din dotare;

formulează propuneri pentru modernizarea aplicațiilor, precum și pentru reducerea intervalului de timp necesar eliberării actelor de identitate, în scopul diminuării birocrației și al optimizării relației cu publicul;

asigură măsurile necesare conservării și exploatării evidențelor manuale, deținute de serviciile publice comunitare locale, în conformitate cu prevederile legale, ordinele și instrucțiunile care reglementează acest domeniu;

soluționează cererile cetățenilor prin care sunt solicitate informații de interes public, precum și reclamațiile înregistrate la nivel județean;

monitorizează calitatea informațiilor cu care este actualizat Registrul Național de Evidență a Persoanelor și formulează propuneri în vederea optimizării aplicațiilor informatice de specialitate;

colaborează cu structurile subordonate Inspectoratului General al Poliției Române ori cu alte structuri ale Ministerului Afacerilor Interne, pentru realizarea atribuțiilor comune;centralizează și transmite, D.E.P.A.B.D. situațiile statistice și rapoartele de analiză întocmite periodic (lunar, trimestrial, semestrial, anual) de către serviciile publice comunitare județean și locale, referitoare la principalele activități desfășurate în domeniul eliberării actelor de identitate;

efectuează verificări pe linie de evidența persoanelor la cererea autorităților publice, instanțelor judecătorești, parchetului, poliției sau altor autorități precum și la cererea persoanelor fizice;

ține evidența, actualizează și utilizează Registrul Național de Evidență a Persoanelor -componenta județeană;

valorifică datele din Registrul Național de Evidență a Persoanelor;

coordonează și controlează metodologic operațiunile efectuate la serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor din județ de către persoanele cu atribuții privind evidența persoanelor și consemnează constatările efectuate într-un proces verbal de control;

monitorizează și controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecției datelor referitoare la persoană;

comunică, la cererea persoanelor fizice sau juridice, datele privind domiciliul sau reședința altei persoane fizice cu consimțământul scris al acelei persoane, în afară de cazurile în care există un temei legal justificat, caz în care consimțământul nu mai este necesar;

verifică situațiile în care s-au eliberat cărțile de identitate cu substituire de persoană și propune măsuri în domeniul prevenirii a acestor situații;

colaborează cu Biroul Județean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidența Persoanelor Brașov și cu structuri ale Direcției Generale de Pașapoarte, ale Direcției Regim Permise de Conducere și înmatriculare a Vehiculelor, pentru realizarea sarcinilor comune, precum și în scopul optimizării activității specifice;

asigură soluționarea cererilor pe probleme specifice și urmărește rezolvarea acestora în termenul legal;

organizează și desfășoară activitatea de primire în audiență a cetățenilor pe probleme specifice;

formulează propuneri pentru completarea și modificarea procedurilor de lucru, extinderea ori restrângerea unor sfere de activitate;

asigură îndeplinirea prevederilor din protocoalele de furnizare date;

asigură instruirea lucrătorilor altor structuri pe linie de evidența persoanelor pentru îndeplinirea scopurilor comune - jandarmi, poliție - prin participarea la ședințele comune periodice, conform ordinelor în vigoare;

transmite centralizat comunicările primite de la alte județe privind mențiunile ce se efectuează în baza de date referitoare la nașteri, căsătorii, decese, modificări CRDS, RCR; soluționează petițiile primite la serviciul județean pe probleme specifice;

acordă sprijin de specialitate serviciilor locale, punctual pe diferite probleme specifice; ține evidența materialelor cu regim special înseriate și asigură distribuirea acestora în teritoriu;

se preocupă de asigurarea materialelor necesare bunei desfășurări a activității de evidența persoanelor la SPCJEP și SPCLEP- registre, cereri, formulare, materiale necesare producerii de CI și CA;

coordonează activitatea de transmitere a datelor, informațiilor, fotografiilor, etc. prin rețeaua VPN;

se deplasează. în acțiuni organizate pentru punerea în legalitate a persoanelor din zone defavorizate, sau în cadrul unor acțiuni comune cu alte instituții:

se deplasează, în teren, pentru preluarea de fotografii și documente, cazuri punctuale;

ține evidența ștampilelor și ștanțelor la SPCJEP, centralizează datele și întocmește inventarul anual aferent;

ține evidența ordinelor, instrucțiunilor și regulamentelor transmise prin ordin al Ministrului și înregistrate în registrele speciale la SPCJEP și SPCLEP și întocmirea inventarului anual;

colaborează cu serviciile de poliției judiciară și criminalistică pentru clarificarea situației persoanelor cu identitate necunoscută;

colaborează cu instituțiile Direcției de Sănătate Publică și cu maternitățile, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută sau în cazul în care se constată acest lucru, pentru stabilirea operativă a identității acestora;

Secțiunea II

SERVICIUL STARE CIVILĂ

Art. 26 - Serviciul Stare civilă are următoarele atribuții:

îndrumă și controlează conform Metodologiei pentru aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, conform graficului aprobat de Directorul executiv, activitatea de înregistrare a actelor și faptelor de stare civilă, sub aspectul legalității, gestiunea certificatelor de stare civilă, înscrierea mențiunilor și transmiterea comunicărilor de mențiuni în termenul prevăzut de lege;

efectuează controale la serviciile publice comunitare locale, din județ, având ca obiect asigurarea securității documentelor de stare civilă cu regim special, în vederea prevenirii cazurilor de dispariție a unor registre sau certificate de stare civilă,”în alb”;

urmărește modul de rezolvare a deficiențelor consemnate în procesul-verbal având ca finalitate îndreptarea erorilor materiale din cuprinsul actelor de stare civilă;

primește, verifică și distruge certificatele de stare civilă anulate, cu ocazia activităților de îndrumare și control a activității de stare civilă din județ;

informează DEPABD cu privire la dispariția unor documente de stare civilă cu regim special și participă la verificările și cercetările ce se efectuează în astfel de situații;

comunică serviciilor publice comunitare locale și primăriilor comunale din județ modificările intervenite în evidența certificatelor dispărute „în alb”, în țară;

actualizează și conduce evidența privind certificatele dispărute „în alb” , în țară;

acordă asistență de specialitate în domeniul stării civile, ofițerilor de stare civilă și celor interesați, la solicitarea acestora;

organizează instruirea anuală a ofițerilor de stare civilă din cadrul Serviciilor Publice Comunitare Locale de Evidență a Persoanelor și a Primăriilor comunale, având ca principal obiectiv perfecționarea pregătirii profesionale a acestora;

desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din primării și asigură instruirea persoanelor cărora urmează a li se delega executarea atribuțiilor de stare civilă;

asigură prezența unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcție a ofițerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofițerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;

asigură colaborarea și schimbul permanent de informații, în scopul realizării operative și de calitate a atribuțiilor de serviciu;

întocmește situațiile statistice lunare, trimestriale și semestriale privind volumul activității de stare civilă din cadrul județului și le transmite la DEPABD;

transmite circulare serviciilor publice comunitare locale privind procedura aplicării unor dispoziții legale în domeniu sau soluționarea unor spețe atipice;

primește cererile pentru acordarea dispensei de grad de rudenie, le analizează și propune Președintelui Consiliului Județean aprobarea sau respingerea motivată a acestora; avizează referatele de rectificare a unor rubrici din actele de stare civilă;

primește adresele de solicitare a unor certificate de stare civilă cerute de către persoane fizice, cetățeni români aflați în străinătate sau cetățeni străini ale căror acte de stare civilă au fost înregistrate în România, cereri primite prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe - Direcția Generală Afaceri Consulare sau prin intermediul misiunilor diplomatice acreditate în România și înregistrate în secretariatul DEPABD-ului. Trimit solicitările la locul înregistrării actului, urmăresc modul de rezolvare și, în final, înaintează certificatele, extrasele de stare civilă completate de către ofițerii de stare civilă din județ, la DEPABD;

primește și distribuie. în teritoriu, listele de coduri numerice precalculate și controlează modul de atribuire și înscriere a codurilor în actele de stare civilă;

primește, actualizează, păstrează și gestionează registrele de stare civilă exemplarul II, asigurând securitatea și conservarea acestor documente;

distribuie registrele și certificatele de stare civilă, precum și cerneala specială serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor și primăriilor comunale din județ; conduce evidența în registrul-inventar al actelor de stare civilă, exemplarul II;

primește comunicări de mențiuni de la compartimentele de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale, precum și de la Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date pe care le înregistrează în registratura proprie, curentă și specială;

înscrie pe marginea actelor de stare civilă, exemplarul II, aflate în păstrare, mențiuni privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind îndosariate și arhivate conform termenelor de păstrare;

conduce și actualizează evidența mențiunilor neoperabile;

verifică respectarea termenelor legale de comunicare a mențiunilor la exemplarul II, al registrelor și de depunere a registrelor de stare civilă exemplarul II de către primăriile din județ;

eliberează extrase pentru uzul oficial autorităților strict abilitate a le solicita, de dispozițiile legale în domeniu;

centralizează certificatele anulate la completare și pe baza unui proces-verbal le distruge trimestrial;

avizează rectificarea CNP de pe actele de stare civilă;

ține evidența sigiliilor și ștampilelor din dotare. îngrijindu-se de folosirea lor în condițiile legii și asigurarea securității acestora;

asigură, în condițiile legii, reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute sau distruse, parțial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;

gestionează resursele materiale și de dotare necesare activității proprii, sens în care întocmește, anual, pentru toate serviciile comunitare locale din județ necesarul de registre și de certificate de stare civilă precum și cerneala specială pentru anul următor, asigurând distribuirea acestora către SPCLEP-uri și serviciile de stare civilă;

ia măsuri pentru selecționarea și conservarea, în condiții optime, a documentelor arhivate și asigură predarea în condițiile legii a materialelor la Arhivele Statului;

îndeplinește orice alte atribuții prevăzute de dispozițiile legale în materie.

Secțiunea III

COMPARTIMENTUL TRANSCRIERI, SCHIMBĂRI DE NUME

Art. 27 - Compartimentul Transcrieri, Schimbări de Nume are următoarele atribuții:

coordonează și controlează metodologic activitatea de transcriere în registrele de stare civilă române a certificatelor/extraselor de stare civilă întocmite în străinătate;

avizează cererile de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă întocmite în străinătate, transmise serviciilor de stare civilă;

restituie cererea de transcriere și documentele aferente care nu îndeplinesc condițiile de fond și de formă în vederea completării, serviciului de stare civilă din cadrul SPCLEP/UAT;

acordă sprijin de specialitate serviciilor de stare civilă din cadrul UAT/SPCLEP, punctual în vederea soluționării unor solicitări de transcrieri având ca obiect minori aflați în dificultate/cazuri sociale, etc.;

asigură colaborarea și schimbul permanent de informații, în scopul realizării operative a atribuțiilor de serviciu;

oferă informații de specialitate în cadrul programului de relații cu publicul;

analizează cererile și dosarele privind solicitarea dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă, precum și opozițiile făcute:

solicită, dacă este cazul completarea dosarului privind dobândirea sau schimbarea numelui pe cale administrativă cu extrase uz oficial de pe actele de stare civilă ale solicitantului;

respinge, atunci când este cazul, dosarele privind schimbarea numelui pe cale administrativă, cu precizările ce se impun;

comunică la DEPABD - Serviciul Coordonare. Sprijin și îndrumare pe linie de Stare Civilă, un exemplar al dispoziției de aprobare a schimbării numelui pe cale administrativă, în vederea actualizării evidenței centrale a schimbării de nume în sistem informatizat;

întocmește referatele cu propuneri de aprobare sau respingere după caz, a dobândirii sau schimbării numelui pe cale administrativă, prin dispoziție a Președintelui Consiliului Județean:

asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate:

asigură constituirea fondul arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

îndeplinește orice alte atribuții prevăzute de dispozițiile legale în vigoare sau încredințate de conducerea Consiliului Județean sau a Direcției.

Secțiunea IV

COMPARTIMENTUL JURIDIC

Art. 28 - Compartimentul Juridic are următoarele atribuții:

urmărește eficiența aplicării reglementărilor legale în activitatea de profil și face propuneri pentru perfecționarea lor, precum și pentru adaptarea continuă a legislației care reglementează relațiile sociale specifice domeniului de activitate;

întocmește sau participă la realizarea proiectelor de acte normative cu caracter intern ce au legătură cu activitatea direcției;

întocmește și avizează pentru legalitate dispozițiile cu caracter individual emise de director potrivit competenței, precum și orice alte acte care pot angaja (contracte protocoale, etc.) răspunderea juridică sau patrimonială a direcției;

reprezintă și apără interesele direcției în toate procesele în care aceasta este parte, sens în care, prezintă directorului acțiuni, întâmpinări, note de ședință, precum și cereri pentru exercitarea căilor de atac, asigurând, potrivit legii, motivarea lor temeinică;

informează celelalte compartimente ale direcției cu privire la sarcinile noi ce le revin din actele normative nou apărute;;

pregătește și predă arhivei pe bază de inventar dosarele create anual;

acordă asistență juridică comisiilor de disciplină;

avizează sau întocmește, după caz, potrivit legii proiectele contractelor, precum și alte acte încheiate;

avizează fișele posturilor pentru funcționarii publici din cadrul direcției;

Secțiunea V COMPARTIMENTUL RELAȚII PUBLICE

Art. 29 - Compartimentul Relații Publice are următoarele atribuții principale:

primește, înregistrează și ține evidența solicitărilor, formulate, în scris, pentru furnizarea informațiilor de interes public, eliberând solicitantului o confirmare scrisă conținând data și numărul de înregistrare a cererii;

asigură accesul la informațiile de interes public comunicate din oficiu sau la cerere în condițiile legii;

soluționează, în termenele legale, scrisorile și adresele prin care se solicită informații de interes public produse și /sau gestionate de direcție;

asigură organizarea și funcționarea corespunzătoare a punctului de informare-documentare, rezolvarea solicitărilor privind informațiile de interes public;

furnizează mass-mediei. prompt și complet, orice informație de interes public care privește activitatea direcției;

comunică răspunsul solicitărilor de informații în interes public, conform Legii 544/2001; preia de la structurile competente din cadrul autorităților și instituțiilor publice lista actualizată cuprinzând informațiile de interes public, care sunt exceptate de la accesul liber, potrivit legii;

asigură publicarea buletinului informativ al direcției care va cuprinde informațiile de interes public comunicate din oficiu, prevăzute la art.5 din Legea 544/2001;

întocmește, anual, un raport privind accesul la informațiile de interes public în conformitate cu dispozițiile art.27 din Normele Metodologice de aplicare a legii nr.544/2001;

are atribuția de analiză - sinteză în scopul asigurării atribuțiilor de preluare, verificare, centralizare și interpretare a situațiilor statistice cu indicatorii specifici realizați de structurile locale, necesare realizării unor analize pertinente și realiste a activității de profil executate de structurile teritoriale, al monitorizării sesizărilor cetățenilor care locuiesc în județul Brașov, precum și pentru monitorizarea preocupărilor în domeniul obținerii actelor de identitate, ca urmare a comiterii faptelor prevăzute și pedepsite de art. 291,292 și 293 Cod Penal:

Secțiunea VI

COMPARTIMENTUL RESURSE UMANE

Art. 30 - Compartimentul Resurse Umane are următoarele atribuții principale:

inițiază, singur sau împreună cu celelalte compartimente, proiecte de dispoziții ale directorului;

coordonează și asigură activitățile privind recrutarea, selecția, formarea, încadrarea, pregătirea continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, sancționarea, precum și evidența și prelucrarea datelor referitoare la personalul contractual și funcționarii publici din structura direcției;

execută activități de verificare a sesizărilor și reclamațiilor privind conduita personalului direcției;

organizează și desfășoară concursuri, în condițiile legii, pentru ocuparea posturilor vacante de personal contractual și funcționari publici din cadrul direcției;

întocmește și gestionează documentele de personal (dosarele de personal, fișele posturilor) și emite documentele de legitimare pentru personalul contractual și funcționarii publici din cadrul direcției;

eliberează, la cererea persoanelor fizice sau juridice, adeverințe și alte documente prin care se atestă anumite situații ce rezultă din evidențele proprii;

asigură, conform dispozițiilor legale în vigoare, acordarea concediilor de odihnă, de studii, fără plată, a biletelor de odihnă, tratament și recuperare, a concediilor pentru evenimente familiale deosebite, a învoirilor;

primește și păstrează declarațiile de avere și de interese pentru personalul direcției și asigură afișarea și menținerea acestora pe pagina de internet a instituției;

asigură respectarea legalității cu privire la acordarea drepturilor de personal potrivit legii (gradații, sporuri, indemnizați de conducere, alte drepturi de personal), precum și propuneri privind sancționarea disciplinară a polițiștilor, pe care le înaintează conducerii D.E.P.A.B.D;

ține evidența polițiștilor detașați și informează conducerea D.E.P.A.B.D. cu privire la modificările intervenite în situația acestora, lunar sau ori de câte ori este nevoie;

asigură aplicarea reglementărilor legale. în vigoare, cu privire la activitatea de pregătire continuă și reconversia profesională și identifică nevoile de pregătire, pe categorii de personal, în concordanță cu strategia de utilizare a resurselor umane și stabilește, prioritățile în domeniu;

răspunde de întocmirea organigramei, statului de funcții, a regulamentului intern și a regulamentului de organizare și funcționare al direcției;

întocmește fișele de evaluare a posturilor pentru aparatul direcției; fundamentează fondul de salarii în corelare cu numărul de personal pentru direcție; asigură aplicarea corectă și la timp a actelor normative cu privire la acordarea drepturilor salariale ale personalului din cadrul direcției;

întocmește, potrivit legii. împreună cu șefii de structuri graficul privind programarea concediului de odihnă, urmărind modul de efectuare al acestuia și de acordare a concediilor suplimentare și fără plată prevăzute de lege;

răspunde de întocmirea, completarea și transmiterea Registrului General de Evidență al Salariaților pentru personalul contractual;

completează și ține evidența legitimațiilor de serviciu; întocmește pontajul, lunar, pentru personalul direcției;

face propuneri pentru programul de perfecționare a personalului cu privire la utilizarea tehnicii de calcul și utilizarea programelor și aplicațiilor;

pune în aplicare dispozițiile legale privind drepturile și obligațiile care revin direcției în raporturile cu polițișitii detașați din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;

asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

Secțiunea VII

COMPARTIMENTUL INFORMATICĂ

Art. 31 - Compartimentul Informatică are următoarele atribuții principale:

coordonează și controlează activitatea derulată pe echipamentele informatice din cadrul SPCLEP- urilor;

oferă consultanță SPCLEP - urilor pe probleme specifice;

verifică calitatea prelucrării informatice a datelor efectuate de serviciile publice comunitare locale, precum și privind respectarea termenelor în care sunt preluate comunicările de stare civilă;

desfășoară activități de studii și documentare tehnică (informatică) în scopul cunoașterii celor mai noi tehnologii în domeniul informatic și a posibilităților de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic propriu;

colaborează cu specialiștii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Afacerilor Interne, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate și secrete de serviciu;

execută activități pentru întreținerea preventivă a echipamentelor din dotare;

ex ecută orice alte atribuții încredințate de conducerea direcției.

Secțiunea VIII

COMPARTIMENTUL CONTROL INTERN / MANAGERIAL

Art. 32 - Compartimentul Control Intern/ Managerial are următoarele atribuții principale:

întocmește programul de activități al comisiei de control intern/managerial;

solicită, serviciilor și compartimentelor direcției, comunicarea stadiului de întocmire/ actualizare/ modificare proceduri de lucru, după caz:

se preocupă de completarea, de către șefii serviciilor și compartimentelor din cadrul direcției, a autoevaluărilor, la termenele legale și face propuneri cu privire la aprecierea standardelor aplicate:

întocmește autoevaluarea standardelor pentru Compartimentul de control intern/ managerial;

întocmește situația sintetică a autoevaluărilor și o transmite ordonatorului principal de credite;

întocmește planul anual de control intern/ managerial;

îndeplinește atribuțiile de control prevăzute în planul de control intern/ managerial;

face propuneri pentru remedierea deficiențelor constatate în urma controlului intern/ managerial;

face propuneri de îmbunătățire a activității ca urmare a constatărilor rezultate în urma controlului intern/ managerial;

întocmește raportul de control intern/ managerial pe fiecare serviciu/ compartiment controlat și îl prezintă conducătorului instituției și comisiei de control intern/ managerial: transmite Consiliului Județean raportul asupra situației de control intern/ managerial întocmit de directorul executiv;

convoacă ședințele comisiei de control intern/ managerial, conform planului trimestrial sau ori de câte ori este nevoie, și întocmește procesul-verbal al ședinței;

solicită, serviciilor și compartimentelor direcției, lista activităților procedurabile;

înaintează directorului executiv propuneri de modificare/ actualizare a procedurilor de sistem sau de lucru când se constată că sunt îndeplinite condițiile pentru a opera aceste modificări (schimbarea conducerii serviciilor sau a coordonatorilor de compartimente, modificări legislative de natură a conduce la modificări procedurale, reorganizarea instituției, etc.);

întocmește, modifică sau actualizează procedurile de sistem;

se preocupă de multiplicarea și difuzarea procedurilor de sistem către toate serviciile/ compartimentele cărora le sunt adresate;

gestionează procedurile de sistem și cele de lucru și se preocupă de îndosarierea și arhivarea acestora;

Secțiunea IX

COMPARTIMENTUL ACHIZIȚII

Art. 33 Compartimentul Achiziții are următoarele atribuții principale:

întocmește documentația necesară și organizează licitații publice în conformitate cu OUG 34/2006 privind achizițiile publice, aprobată și modificată, cât și a altor acte normative ce reglementează acest domeniu;

face propuneri pentru necesarul anual de aprovizionare cu materiale de întreținere, piese de schimb, inventar gospodăresc și rechizite de birou;

organizează și asigură desfășurarea în bune condiții a activității de primire, de depozitare, conservare, întreținere, eliberare și folosire a tehnicii și bunurilor din dotare și ia măsuri pentru gospodărirea lor judicioasă;

întocmește planul anual de achiziții și respectă încadrarea în alocațiile bugetare anuale aprobate;

stabilește, pe baza indicatorilor prevăzuți, necesarul de tehnică, investiții, reparații, cheltuieli materiale și servicii pentru întreținere, întocmind în acest sens proiectele programelor logistice ale direcției;

asigură păstrarea și conservarea patrimoniului direcției prin menținerea durabilității, funcționalității și siguranței în exploatare a construcțiilor;

întocmește necesarul de echipament (inclusiv de protecție) pentru personalul direcției și răspunde de distribuirea acestuia;


se ocupă de buna funcționare a parcului auto al direcției, răspunde de întocmirea fișelor de activitate zilnică pentru fiecare mașină din dotare și verifică foile de parcurs pentru toate autoturismele direcției, urmărește și planifică efectuarea Inspecției Tehnice Periodice;

organizează și asigură controlul privind respectarea normelor de securitate a muncii și a situațiilor de urgență;

răspunde de întocmirea documentelor privind scoaterea din funcțiune, transmiterea fără plată, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare;

asigură efectuarea inventarierii generale și periodice a bunurilor materiale aflate în dotarea direcției, stabilirea vinovaților pentru eventualele lipsuri constatate și luarea măsurilor de recuperare a pagubelor;

asigură întocmirea formalităților necesare privind acceptarea unor donații și sponsorizări pentru a fi înaintate Consiliului Județean, în vederea obținerii avizelor necesare;

asigură încheierea contractelor pentru furnizarea de curent electric, apă, canalizare și diverse prestări de servicii pentru direcție;

asigură întreținerea echipamentelor informatice și de multiplicare;

asigură funcționarea serviciilor telefonice în instituție, cât și funcționarea pe bază de contract a telefoanelor mobile;

Secțiunea X

SERVICIUL ECONOMIC
COMPARTIMENTUL CONTABILITATE

Art. 34 - Compartimentul Contabilitate are următoarele atribuții principale:

asigură organizarea și desfășurarea activității financiar-contabile în conformitate cu dispozițiile legii;

urmărește, periodic, realizarea în bune condiții a indicatorilor financiari aprobați prin bugetul de venituri și cheltuieli al direcției, precum și respectarea disciplinei de plan și a celei financiare;

asigură întocmirea documentelor cu caracter financiar potrivit legii în colaborare cu conducătorii structurilor componente ale direcției;

asigură plata integrală și la timp a drepturilor bănești ale personalului și dispune sau propune măsuri, potrivit legii, pentru soluționarea cererilor, reclamațiilor și sesizărilor referitoare la calcularea și plata acestora;

urmărește vărsarea la termen și în cuantumurile stabilite a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligații către alte persoane fizice și juridice;

raportează, lunar, situația privind execuția bugetului de venituri și cheltuieli și situația realizării fondului de salarii, pe elemente componente, la termenele ordonate;

face propuneri de modificări de alocații bugetare pe care le înainteză Consiliului Județean; organizează contabilitatea cheltuielilor finanțate din mijloace bugetare și fonduri cu destinație specială prin care se asigură evidența plăților de casă, cât și a cheltuielilor efective pe structura clasificației bugetare;

organizează, la compartimentele logistice și tehnice, evidența prevederilor bugetare aprobate, a deschiderilor de credite și a plăților, conform legii;

răspunde de folosirea eficientă a sumelor primite de la buget și a priorităților de finanțare, de ținerea la zi a evidențelor contabile și a indicatorilor programului de cheltuieli aprobați, precum și de prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare; analizează și avizează documentația aferentă cu ocazia organizării licitațiilor perfectării unor contracte sau lansării unor comenzi, prin care se angajează patrimoniul DJCEP, cu respectarea dispozițiilor legale în vigoare;

întocmește documentația specifică privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale ale direcției. îndrumă și controlează modul de punere în aplicare a acestora;

dispune efectuarea inventarierii la termenele stabilite și în conformitate cu dispozițiile legale;

îndeplinește sarcinile ce îi revin pentru păstrarea integrității patrimoniului și recuperarea operativă a prejudiciilor cauzate instituției, și a altor debite;

asigură întocmirea, circulația și păstrarea documentelor justificative și contabile precum și gestionarea, folosirea și evidența formularelor cu regim special conform dispozițiilor legale;

asigură îndeplinirea sarcinilor cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv și a celui operativ curent;

efectuează operațiunile de încasări și plăți;

îndeplinește orice alte sarcini prevăzute de dispozițiile legale privind activitatea financiar-contabilă;

asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil.

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV

Art. 35 - Compartimentul administrativ are următoarele atribuții:

asigură menținerea curățeniei și a ordinii în sediile direcției și celelalte suprafețe aflate în administrarea direcției;

ia masuri pentru selecționarea și conservarea în condiții optime a documentelor arhivate și asigură predarea în condițiile legii a materialelor la Arhivele Statului;

asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al direcției din documentele rezultate din activitatea de profil;

asigură serviciul de curierat pentru DJCEP Brașov

Asigură deplasarea echipelor de control, la primăriile din județ, la cererea șefilor de serviciu;

Asigură deplasarea către furnizori

CAPITOLUL VI

DISPOZIȚII FINALE

Art. 36 - (I) Atribuțiile directorului și ale celorlalte persoane cu funcții de conducere sau de execuție din cadrul direcției vor fi prevăzute în fișele posturilor.

  • (2) în funcție de modificările intervenite în structura sau activitatea direcției, fișele posturilor vor fi reactualizate permanent cu aprobarea directorului.

  • (3) Fișa postului directorului va fi reactualizată numai cu aprobarea Secretarului Județului și cu avizul DEPABD.

  • (4) Pe baza dispozițiilor prezentului regulament șefii structurilor componente ale direcției întocmesc fișele posturilor pentru toate posturile din structura respectivă.

Art. 37 - Directorul și șefii de servicii asigură detalierea și cunoașterea de către personalul din subordine a prevederilor prezentului regulament.

Art. 38 - Directorul, șefii de servicii, coordonatorii de compartimente, precum și întregul personal răspund disciplinar, material sau penal, după caz, pentru neîndeplinirea atribuțiilor ce le revin;

Art. 39 - Dispozițiile prezentului regulament se completează cu prevederile legale în vigoare din domeniul legislației muncii precum și cu dispozițiile legii privind statutul funcționarilor publici sau al polițistului, după caz.

Art. 40 - După trecerea unui termen de cel puțin 6 luni de la aprobarea prezentului Regulament, directorul va prezenta Secretarului județului o analiză a modului de aplicare a acestuia și va face dacă se impun, propuneri concrete pentru modificarea sau completarea sa.

DIRECTOR EXECUTIV, IOAN CURECHERIU