ROMÂNIA

JUDEȚUL ARAD

MUNICIPIUL ARAD

CONSILIUL LOCAL

H O T Ă R Â R E A nr. 34 din 11 februarie 2022 privind aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia

Având în vedere inițiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată prin Referatul de aprobare înregistrat cu nr. 9234/07.02.2022,

Analizând Raportul de specialitate înregistrat cu nr. 9235/07.02.2022,

Luând în considerare prevederile Ghidului solicitatului aferent Cererii de proiecte POCA/972/2/1 (CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate), Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate, Obiectivul Specific 2.1: Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP,

Ținând seama prevederile Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 65/2020 privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014 - 2020, aprobată cu modificări prin Legea nr. 128/2020,

Luând în considerare prevederile art. 37 alin. (1) din Regulamentul de organizare și funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad,

Analizând avizele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad,

Având în vedere adoptarea hotărârii în unanimitate de voturi (20 de consilieri prezenți din totalul de 23),

În temeiul drepturilor conferite de prevederile art. 129 alin (1), alin. (2) lit. d), alin. (7) lit. s), alin. 14, art. 136 alin (1), art. 139 alin. (1), alin. (3) lit. a) și art. 196 alin. (1) lit. a) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare,

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD

adoptă prezenta

H O T Ă R Â R E:

Art. 1. Se aprobă proiectul „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și cheltuielile aferente acestuia, în vederea finanțării prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Cererea de proiecte POCA/972/2/1 (CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate).

Art. 2. Se aprobă valoarea totală a proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”, în cuantum de 2.087.022 lei, inclusiv TVA.

Art. 3. Se aprobă contribuția proprie în proiect a Municipiului Arad, în sumă de 41.740,44 lei, reprezentând contribuția de 2% din valoarea eligibilă a proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”.

ROMÂNIA

JUDEȚUL ARAD

MUNICIPIUL ARAD

CONSILIUL LOCAL

HOTĂRÂREA nr._____

din _________________2022

privind aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia

Având în vedere inițiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată prin Referatul de aprobare înregistrat cu nr. 9234/07.02.2022,

Analizând Raportul de specialitate înregistrat cu nr. 9235/07.02.2022,

Luând în considerare prevederile Ghidului solicitatului aferent Cererii de proiecte POCA/972/2/1 (CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate), Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate, Obiectivul Specific 2.1: Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP,

Ținând seama prevederile Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 65/2020 privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014 - 2020, aprobată cu modificări prin Legea nr. 128/2020,

Luând în considerare prevederile art. 37 alin. (1) din Regulamentul de organizare și funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad,

Analizând avizele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad,

În temeiul drepturilor conferite de prevederile art. 129 alin (1), alin. (2) lit. d), alin. (7) lit. s), alin. 14, art. 136 alin (1), art. 139 alin. (1), alin. (3) lit. a) și art. 196 alin. (1) lit. a) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare,

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD

adoptă prezenta

H O T Ă R Â R E:

Art. 1. Se aprobă proiectul „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și cheltuielile aferente acestuia, în vederea finanțării prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Cererea de proiecte POCA/972/2/1 (CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate).

Art. 2. Se aprobă valoarea totală a proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”, în cuantum de 2.087.022 lei, inclusiv TVA.

Art. 3. Se aprobă contribuția proprie în proiect a Municipiului Arad, în sumă de 41.740,44 lei, reprezentând contribuția de 2% din valoarea eligibilă a proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”.

Art. 4. Sumele reprezentând cheltuieli conexe ce pot apărea pe durata implementării proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”, necesare bunei implementări a acestuia, se vor asigura din bugetul general de venituri și cheltuieli al Municipiului Arad.

Art. 5. Prezenta hotărâre se duce la îndeplinire de către Primarul Municipiului Arad, prin serviciile de specialitate ale aparatului propriu și se comunică celor interesați prin Serviciul Administrație Publică Locală.

PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ,                     SECRETAR GENERAL,

SPED

PRIMARUL MUNICIPIULUI ARAD

Nr. 9234/07.012.2022

În temeiul prevederilor articolului 136, alin (1) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr.57/2019 privind Codul administrativ și ale Regulamentului de Organizare și Funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad, aprobat prin Hotărârea nr. 149/2012, îmi exprim inițiativa de promovare a unui proiect de hotărâre cu următorul obiect: aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia, în susținerea căruia formulez următorul

REFERAT DE APROBARE

Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației, prin Autoritatea de Management a Programului Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA) a lansat în data de 24 noiembrie 2021 Cererea de proiecte nr. CP16/2021, Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate, Cod apel: POCA/972/2/1/ Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP.

Prin acest apel, AM POCA intenționează să acorde finanțare autorităților locale județene și municipale care nu au obținut finanțare în cadrul apelurilor similare precedente, lansate în perioada 2017-2019.

Municipiul Arad, deși a obținut finanțare în cadrul apelului CP10/2018 și a derulat cu succes proiectul „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației” (cod SIPOCA 558/ cod SMIS 126495), poate solicita finanțare și în cadrul prezentei cereri de proiecte, însă numai pentru Domeniul D - Contribuție la Rezultatul de program 3 pentru competențe partajate, domeniu care nu a fost vizat de proiectul precedent. În acest sens, Municipiul Arad figurează pe lista solicitanților eligibili - Anexa VII la Ghidul solicitantului aferent cererii de proiecte competitive POCA/972/2/1 (CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate).

Proiectul „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” vizează introducerea de noi proceduri simplificate în vederea reducerii birocrației pentru cetățeni la nivel local prin actualizarea proceselor digitale de administrare a documentelor cu noi fluxuri cu livrare electronică și implementarea unui modul de comunicare inter-instituțională.

De asemenea, în cadrul proiectului, se propune achiziționarea unor echipamente noi (10 calculatoare), astfel încât noile soluții digitale să poată fi implementate. Totodată, se va urmări instruirea angajaților pentru exploatarea și administrarea noilor sisteme, cât și informarea cetățenilor privind noile servicii oferite.

Activitățile propuse prin proiectul „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” continuă demersurile administrației în direcția digitalizării și vor contribui la îmbunătățirea calității și creșterea accesibilității serviciilor publice oferite partajat de Primăria Municipiului Arad, prin simplificarea procedurilor și reducerea birocrației pentru cetățeni, cât și prin îmbunătățirea cunoștințelor și abilităților personalului.

Astfel, consider oportună promovarea în Consiliul Local al Municipiului Arad a unui proiect de hotărâre privind aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia.

PRIMAR,

Xxxxx Xxxxxx

SPED

Red./Dact. Xxxxx Xxxxxxxxx

PRIMĂRIA MUNICIPIUL ARAD

DIRECȚIA TEHNICĂ

Serviciul Programe Europene de Dezvoltare Nr. 9235/07.02.2022

RAPORT DE SPECIALITATE

Referitor la: Referatul de aprobare înregistrat cu nr. 9234/07.02.2022 al domnului Xxxxx Xxxxxx, Primarul Municipiului Arad

Obiect: Propunerea privind aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia

Date generale despre programul de finanțare

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 - 2020 promovează „crearea unei administrații publice moderne, capabilă să faciliteze dezvoltarea socio-economică, prin intermediul unor servicii publice competitive, investiții și reglementări de calitate”.

Programul este structurat pe 3 axe prioritare:

• - Axa Prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente

• - Axa Prioritară 2: Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente

• - Axa Prioritară 3: Asistență tehnică.

Unul dintre obiectivele specifice ale Axei prioritare 2 este OS 2.1. Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP. În vederea atingerii acestui obiectiv, Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației, prin Autoritatea de Management a Programului Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA), a lansat în data de 24 noiembrie 2021, Cererea de proiecte nr. CP16/2021, Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate, Cod apel: POCA/972/2/1/ Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice 2014-2020 (SCAP).

Rezultatele așteptate ale POCA la care proiectele depuse în cadrul acestui apel pot să contribuie sunt:

• R1: Mecanisme și proceduri standard implementate la nivel local pentru fundamentarea deciziilor și planificarea strategică pe termen lung;

• R2: Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în administrația publică locală;

• R3: Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate;

• R5: Cunoștințe și abilități ale personalului din autoritățile și instituțiile publice locale 1   1    1           1         -T                                11           1      .T

îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate de acest obiectiv specific.

Cererea de proiecte nr. CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate se adresează în principal autorităților care nu au beneficiat de finanțare în cadrul apelurilor lansate în perioada 2017-2019, respectiv CP4less/2017,  CP6less/2017,  CP10less/2018,  CP12less/2018 și

CP13less/2019. Lista solicitanților eligibili (Anexa VII la Ghidul solicitantului aferent cererii de proiecte competitive POCA/972/2/1 - CP16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate) cuprinde și autorități locale care au implementat proiecte în cadrul apelurilor similare precedente, printre care și Municipiul Arad, acestea putând depune cereri de finanțare și în cadrul prezentului apel, însă numai pentru domeniile care nu au fost vizate în proiectele finanțate anterior. În cazul Municipiului Arad, acesta este Domeniul D - Contribuție la Rezultatul de program 3 pentru competențe partajate.

Cererea de proiecte este cu termen limită de depunere, face parte din mecanismul competitiv și are o alocare financiară eligibilă orientativă de 80.000.000,00 lei.

Valoarea minimă eligibilă aferentă unui proiect este de 350.000 lei, iar valoarea maximă eligibilă este de 3.000.000 lei.

Contribuția nerambursabilă, compusă din valoarea finanțării nerambursabile din partea UE și cofinanțarea publică asigurată de la bugetul de stat, este de 98% din totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului, iar contribuția proprie a beneficiarului este de 2%. din totalul cheltuielilor eligibile.

Durata maximă a unui proiect este de 16 luni.

Apelul a fost lansat în data de 24 noiembrie 2021 și este deschis până la data de 14 februarie 2022, ora 23.59.

Descrierea proiectului propus de Municipiul Arad

Titlul proiectului: „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad”

Durata proiectului: 16 luni

Bugetul proiectului cuprinde:

Valoarea totală a proiectului: 2.087.02 lei

Valoarea eligibilă a proiectului: 2.087.02 lei

Valoarea asistenței financiare nerambursabile solicitate (98%): 2.045.281,56 lei

Contribuția proprie la cheltuieli eligibile ale proiectului (2%):41.740,44 lei

Contribuția proprie la cheltuieli neeligibile în proiect: -

Obiectivul general al proiectului: este: îmbunătățirea calității și accesibilității serviciilor publice oferite partajat de Primăria Municipiului Arad, prin simplificarea procedurilor administrației locale cu scopul de a eficientiza activitatea instituțională în relația cu cetățenii.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

OS1. Implementarea unor proceduri simplificate în vederea reducerii birocrației pentru cetățeni, la nivel local, în corespondență cu Planul Integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectivă back-office, cât și front-office, prin introducerea unor soluții digitale noi și integrarea celor existente, pentru serviciile publice aferente competențelor partajate ale administrației publice locale.

OS2. Dezvoltarea cunoștințelor și abilităților personalului în vederea sprijinirii măsurilor vizate de proiect.

Rezultate așteptate:

Rezultat program R3: Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate, atins prin:

• •    Rezultat proiect 1 - Portal web extins pentru servicii electronice partajate.

• •    Rezultat proiect 2 - Procese digitale de administrare a documentelor actualizate cu 10 noi fluxuri cu livrare electronică.

• •    Rezultat proiect 3 - Sistem (modul) de comunicare inter-instituțională (GATEWAY

Documente) implementat.

Rezultat program R5: Cunoștințe și abilități ale personalului din autoritățile și instituțiile publice locale îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate de acest obiectiv specific, atins prin:

• •    Rezultat proiect 5 - Cunoștințe și abilități ale personalului îmbunătățite, în vederea exploatării și administrării sistemelor implementate.

Activitățile proiectului:

În cadrul proiectului, vor fi realizate următoarele activități/sub-activități:

Managementul proiectului

Managementul proiectului va fi realizat de o echipă internă, numită printr-o dispoziție a Primarului, care va asigura planificarea, coordonarea și organizarea activităților, monitorizarea proiectului, raportarea progresului, managementul financiar, managementul riscurilor, managementul calității livrabilelor, strategia de achiziții.

Introducerea de proceduri simplificate în vederea reducerii birocrației pentru cetățeni la nivel local, prin:

• -    Extinderea portalului existent de servicii front-office cu servicii din sfera competențelor partajate aferente municipiului;

• -    Implementarea unui modul de comunicare inter-instituțională (GATEWAY Documente).

Această activitate va fi realizată în cadrul unui contract de servicii încheiat în urma procedurii de achiziție.

Pregătirea documentației de achiziție va fi realizată de echipa de proiect cu sprijinul unui consultant, care va întocmi caietul de sarcini pentru atribuirea contractului „Servicii de extindere portal de servicii front-office, cu servicii din sfera competențelor partajate aferente municipiului și implementare modul de comunicare inter-instituțională (GATEWAY Documente)”. Consultantul va avea totodată sarcina de a oferi asistență echipei de proiect pe toată perioada procedurii de achiziție răspunzând eventualelor solicitări de clarificări de natură tehnică primite de la ofertanți, iar ulterior, va asigura serviciile de audit tehnic.

Auditul tehnic

Activitatea va fi realizată în cadrul contractului de consultanță menționat la Activitatea 2 și va consta în verificarea capacității sistemului de a răspunde la stres, atacuri informatice, vulnerabilități, auditarea funcționalităților din perspectiva cerințelor proiectului.

Achiziția de echipamente IT

În cadrul acestei activități, vor fi achiziționate 10 calculatoare și licențele aferente acestora, care vor utilizate în vederea îndeplinirii cerințelor tehnice necesare utilizării noilor sisteme digitale.

Instruirea personalului

În cadrul acestei activități, se vor organiza cursuri de instruire pentru minim 100 de angajați privind exploatarea și administrarea noilor soluții digitale implementate. Cursurile vor fi organizate în cadrul contractului de „Servicii de extindere portal de servicii front-office, cu servicii din sfera competențelor partajate aferente municipiului și implementare modul de comunicare inter-instituțională (GATEWAY Documente)”.

Informare și publicitate

Activitatea va fi derulată prin intermediul echipei de proiect din cadrul Primăriei și pe baza unui contract de servicii de informare și publicitate, pentru a se îndeplini cerințele obligatorii privind vizibilitatea proiectului prevăzute în Ghidul Solicitantului și în Manualul de Identitate Vizuală, dar și măsuri suplimentare, menite să sporească vizibilitatea proiectului și atingerea obiectivelor propuse. .

Justificare:

Reducerea birocrației și simplificarea procedurilor, atât pentru cetățeni și mediul de afaceri, cât și la nivel inter- și intra-instituțional, sunt de natură să eficientizeze activitatea administrației, contribuind la creșterea gradului de satisfacție a cetățeanului.

Municipiul Arad a implementat o serie de măsuri de digitalizare a administrației, cele mai importante fiind cele realizate în cadrul proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației” (Cod SIPOCA 558/cod SMIS 126495), co-finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Apelul de proiecte CP16/2021, Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate, oferă oportunitatea introducerii unor soluții digitale noi și integrarea celor existente, pentru serviciile publice aferente competențelor partajate ale administrației publice locale.

Proiectul vizează digitalizarea unor servicii publice gestionate partajat de Primăria Municipiului Arad prin Direcția Poliția Locală, Serviciul Public Comunitar Local de Evidența Persoanei, Serviciul Agricol, cât și a celor oferite de Direcția de Asistență Comunitară.

De asemenea, în cadrul proiectului, se propune achiziționarea unor echipamente IT noi (stații de lucru PC) pentru ca noile soluții digitale să poată fi implementate. Totodată, se va urmări instruirea angajaților pentru exploatarea și administrarea noilor sisteme, cât și informarea cetățenilor privind serviciile electronice oferite.

Proiectul propune o intervenție integrată și complementară demersurilor curente la nivelul instituției, pentru a consolida capacitatea administrativă a Municipiului Arad și a îmbunați serviciile oferite cetățenilor, prin măsuri derivate din „Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice 2014 - 2020” și „Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor”, în corelație cu „Strategia Națională privind Agenda Digitală pentru România”.

Având în vedere cele prezentate mai sus,

PROPUNEM

adoptarea unei hotărâri de consiliu cu următorul obiect: aprobarea proiectului „Servicii electronice extinse pentru Municipiul Arad” și a cheltuielilor aferente acestuia.

Șef serviciu Xxxxx Xxxxxxxxx

Viza Serviciului Juridic-Contencios Nume prenume________________ Semnătura____________________

Cod PMA-S4-01

SPED

Red./Dact. L.B./L.B.