ROMÂNIA

JUDEȚUL ARAD MUNICIPIUL ARAD CONSILIUL LOCAL

H O T Ă R Â R E A nr. 979 din 20 decembrie 2018 privind aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, în condițiile obținerii finanțării proiectului

Având în vedere inițiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată prin Expunerea de motive înregistrată cu nr. 92473/17.12.2018,

Analizând raportul comun al Administratorului Public, Direcției Tehnice, Direcției Comunicare și Direcției Economice, înregistrat cu nr. 92475/17.12.2018,

Luând în considerare prevederile art. 37 alin. (1) din Regulamentul de organizare și funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad,

Analizând rapoartele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad, Având în vedere adoptarea hotărârii în unanimitate de voturi (19 consilieri prezenți din totalul de 23),

În temeiul drepturilor conferite de art. 36 alin. (1), alin. (2) lit. e), alin. (7) lit. a), alin. (9), art. 45 alin. (2) lit. f), art. 115 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 215/ 2001 privind administrația publică locală, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD

H O T Ă R Ă Ș T E

Art. 1. Se aprobă cofinanțarea proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, în condițiile obținerii finanțării proiectului.

Art. 2. Se aprobă contribuția proprie a Municipiului Arad, în sumă de 71,184,85 lei, reprezentând 2% din valoarea eligibilă a proiectului, în condițiile obținerii finanțării proiectului.

Art. 3. Alte cheltuieli conexe ce pot apărea pe parcursul implementării proiectului, pentru implementarea acestuia în condiții optime, se suportă integral din bugetul local al Municipiului Arad.

Art. 4. Prezenta hotărâre se duce la îndeplinire de către Primarul Municipiului Arad, prin serviciile de specialitate din cadrul aparatului propriu și se comunică celor interesați prin grija Serviciului Administrație Publică Locală.

Contrasemnează pentru legalitate SECRETARUL MUNICIPIULUI ARAD Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Red./Dact. SML/SML Verif. C.M.

1 ex. Serviciul Programe Europene de Dezvoltare

1 ex. Instituția Prefectului-Județul Arad

1 ex. Dosar ședință CLMA 20.12.2018

PROIECT

Nr. 943/17.12.2018

AVIZAT: SECRETAR, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

HOTĂRÂREA nr.

din                   2018 privind aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, în condițiile obținerii finanțării proiectului

Având în vedere inițiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată prin Expunerea de motive înregistrată cu nr. 92473/17.12.2018,

Analizând raportul comun al Administratorului Public, Direcției Tehnice, Direcției Comunicare și Direcției Economice, înregistrat cu nr. 92475/17.12.2018,

Luând în considerare prevederile art. 37 alin. (1) din Regulamentul de organizare și funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad,

Analizând rapoartele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad;

În temeiul drepturilor conferite de art. 36 alin. (1), alin. (2) lit. e), alin. (7) lit. a), alin. (9), art. 45 alin. (2) lit. f), art. 115 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 215/ 2001 privind administrația publică locală, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD H O T Ă R Ă Ș T E

Art. 1. Se aprobă cofinanțarea proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, în condițiile obținerii finanțării proiectului.

Art. 2. Se aprobă contribuția proprie a Municipiului Arad, în sumă de 71,184,85 lei, reprezentând 2% din valoarea eligibilă a proiectului, în condițiile obținerii finanțării proiectului.

Art. 3. Alte cheltuieli conexe ce pot apărea pe parcursul implementării proiectului, pentru implementarea acestuia în condiții optime, se suportă integral din bugetul local al Municipiului Arad.

Art. 4. Prezenta hotărâre se duce la îndeplinire de către Primarul Municipiului Arad, prin serviciile de specialitate din cadrul aparatului propriu și se comunică celor interesați prin grija Serviciului Administrație Publică Locală.

SERVICIUL PROGRAME EUROPENE DE DEZVOLTARE S4-01

Red./Dact. L.B./L.B.

PRIMARUL MUNICIPIULUI ARAD

Nr. 92473 / 17.12.2018

Primarul Municipiului Arad

În temeiul prevederilor articolului 45, alin (6) din Legea nr. 215/2001 a administrației publice locale, republicată, cu modificările și completările ulterioare și ale Regulamentului de Organizare și Funcționare al Consiliului Local al Municipiului Arad, aprobat prin Hotărârea nr. 149/2012, îmi exprim inițiativa de promovare a unui proiect de hotărâre cu următorul obiect: aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, în susținerea căruia formulez următoarea:

EXPUNERE DE MOTIVE

Municipiul Arad are în implementare o serie de strategii și documente cu caracter strategic însă, deși fiecare strategie conține propriul plan de implementare, nu există un plan de acțiune strategică pe termen scurt și mediu, care să coordoneze și să etapizeze intervențiile din punct de vedere operațional, în corelație cu resursele financiare.

În acest context, elaborarea și implementarea unui Plan Strategic Instituțional ar contribui la o mai bună coordonare și corelare a acțiunii instituționale și, prin urmare, la îmbunătățirea capacității administrative a autorității locale, atât la nivel executiv cât și deliberativ. Implementarea unor măsuri de planificare strategică și bugetară bazate pe priorități aduce o coerență mult mai mare a intervențiilor publice și conduce la promovarea unu sistem profesionist de ierarhizare a politicilor locale, pe baza unor criterii și indicatori obiectivi.

De asemenea, procesul intern de gestiune a fluxului de activități și documente se desfășoară în prezent preponderent prin intermediul suportului pe hârtie și mai puțin în mod digital, iar Primăria nu beneficiază de un sistem electronic de arhivare. Introducerea unui sistem modern de gestiune a fluxului de documente, bazat pe tehnologia digitală și realizarea arhivei digitale sunt esențiale atât pentru eforturile de planificare strategică și bugetara, cât și pentru celelalte sarcini ale administrației locale.

Simplificarea procedurilor specifice administrației publice, atât în sensul reducerii barierelor birocratice și a poverilor administrative, cât si în scopul creșterii gradului de transparență și al îmbunătățiri relației cetățenilor cu autoritățile publice, reprezintă o condiție sine-qua-non a reformei întregului sistem administrativ.

Având în vedere oportunitatea finanțării unui proiect care să răspundă nevoilor prezentate mai sus prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 - 2020, propun:

Adoptarea de către Consiliul Local al Municipiului Arad a unei hotărâri privind: aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020

PRIMAR, Xxxxxxxx Xxxxx

PRIMĂRIA MUNICIPIUL ARAD

Administrator Public                                                        PRIMAR,

Direcția Tehnică                                                          Xxxxxxxx Xxxxx

Serviciul Programe Europene de Dezvoltare Direcția Comunicare Direcția Economică Nr. 92476/17.12.2018

RAPORT al serviciilor de specialitate

Referitor la: Expunerea de motive înregistrată cu nr. 92473/17.12.2018 a domnului Xxxxxxxx Xxxxx, Primarul Municipiului Arad

Obiect: Propunerea privind aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”.

Considerații generale:

În cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, a fost lansată Cererea de Proiecte CP 10/2018 „Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate”, cod apel „POCA/350/2/1/Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP”.

Municipiului Arad a depus în data de 24.09.2019, Cererea de finanțare privind proiectul „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, cod SMIS 126495, în cadrul Cererii de Proiecte CP 10/2018, Axa prioritară 2 - Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente - Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Prin adresa Autorității de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA), înregistrată la Primăria Municipiului Arad cu nr. 91085/11.12.2018,, Municipiul Arad a fost informat că proiectul „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, cod SMIS 126495 a fost selectat în vederea finanțării, cu condiția operării unor modificări înainte de semnarea contractului de finanțare, modificări care au fost operate și comunicate în data de 13.12.2018.

Proiectul propus prevede implementarea unor măsuri menite să conducă la îmbunătățirea procesului de fundamentare a deciziilor și planificarea strategică pe termen lung și la reducerea birocrației în activitatea administrației locale, pornind de la o analiză obiectivă a situației actuale.

Municipiul Arad a elaborat și are în implementare numeroase strategii și documente cu caracter strategic, însă nu a realizat până în prezent un mecanism coerent de coordonare a intervențiilor și de corelare cu resursele bugetare și nici un sistem coerent de monitorizare și evaluare a intervențiilor. Elaborarea și implementarea unui Plan Strategic Instituțional, ar îmbunătăți capacitatea autorității locale, la nivel executiv și deliberativ, în ceea ce privește coordonarea și corelarea acțiunii instituționale. Planificarea strategică propusă constă în reformularea, acolo unde este cazul, a obiectivelor, a priorităților și a planului de acțiuni și în trasarea unui cadru de monitorizare și evaluare a strategiilor, în conformitate cu noile obiective și direcții de acțiune. Acest proces va include și definirea setului de indicatori cu ajutorul cărora se va desfășura procesul de monitorizare și evaluare a implementării Planului Strategic Instituțional.

În acest context, se propune și organizarea unor cursuri de pregătire în domeniul planificării strategice și bugetare, înainte de demararea procesului de planificare propriu-zis, astfel încât personalul primăriei să participe activ la elaborarea Planului Strategic Instituțional, dobândind o înțelegere mai bună a procesului și facilitând astfel etapa de implementare. Capacitatea și abilitățile dobândite vor putea fi utilizate eficient în exercițiile de planificare viitoare, dar și în cadrul altor inițiative și proiecte.

În ceea ce privește procesul intern de gestiune a fluxului de activități și documente, acesta este desfășurat preponderent prin intermediul suportului pe hârtie, deși există deja unele măsuri în direcția digitalizării. De asemenea, Primărie nu beneficiază de un sistem digital de arhivare, care ar permite accesul rapid la documentele din arhivă, eforturi mai mici de documentare și recuperare a informațiilor, scurtând timpul de răspuns la solicitării sau de rezolvare a problemelor. Proiectul vizează introducerea unui sistem modern de gestiune a fluxului de documente, bazat pe tehnologia digitală și realizarea arhivei digitale.

Reducerea birocrației și simplificarea procedurilor, atât pentru cetățeni și mediul de afaceri, cât și la nivel inter- și intra-instituțional, sunt de natură să eficientizeze activitatea administrației și să crească gradul de transparență și integritate în prestarea serviciilor, contribuind la creșterea gradului de satisfacție a cetățeanului și la îmbunătățirea imaginii administrației publice. Prin proiectul propus se oferă o alternativă la modul clasic de livrare a serviciilor gestionate de municipalitate, prin preluarea documentelor și datelor în format electronic, urmărindu-se creșterea gamei de servicii electronice, disponibilitate extinsă a acestora și creșterea eficienței în tratarea solicitărilor.

În cadrul proiectului, este avută în vedere achiziția și implementarea unei platforme integrate pentru arhivarea electronică, a unei platforme integrate (portal web, aplicație pentru dispozitive mobilă) pentru servicii electronice complete (inclusiv semnătură electronică) și a unui terminal interactiv de tip self-service pentru servicii electronice, bazate pe utilizarea inteligentă a informațiilor disponibile, cu respectarea cerințelor de protecție a vieții private, precum și generalizarea acceptării și emiterii de către autoritățile publice a documentelor în format electronic.

Proiectul propus este complementar inițiativelor locale de optimizare a proceselor de management al performantei la nivel strategic (de exemplu proiectul „Planificare strategică și management al performanței la nivelul Municipiului Arad prin intermediul Balanced Scorecard - Tablou de Bord Echilibrat”, finanțat prin POCA 2014-2020), precum și inițiativelor de transformare digitală (proiectul „Digital Cities Challenge”), iar prin rezultatele de proiect referitoare la actualizarea SIDU și PMUD, proiectul este relevant și pentru proiectele pentru care s-a solicitat sau se va solicita finanțare prin Programul Operațional Regional 2014 - 2020.

Proiectul propune o intervenție integrată și complementară demersurilor curente la nivelul instituției, pentru a consolida capacitatea administrativă a Municipiului Arad și a îmbunați serviciile oferite cetățenilor, prin măsuri derivate din „Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice 2014 - 2020” și „Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor”, în corelație cu „Strategia Națională privind Agenda Digitală pentru România 2020”.

Informații cu privire la proiect:

Titlul: „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației

Programul de finanțare: Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020 (POCA)

Axa prioritară 2 Administrație și sistem judiciar accesibile și transparente

Durata de implementare proiectului: 28 luni de la data semnării contractului de finanțare

Bugetul proiectului:

Valoarea totală a proiectului: 3.559.242,40 RON

Valoarea eligibilă a proiectului: 3.559.242,40 RON

Valoarea finanțării din FSE: 3.029.356,04 RON (85% din valoarea eligibilă a proiectului)

Valoarea finanțării de la bugetul de stat: 462.701,51 RON (13% din valoarea eligibilă a proiectului)

Contribuția Municipiului Arad, în calitate de Solicitant: 71.184,85 RON (2% din valoarea eligibilă a proiectului).

Obiectivul general al proiectului/Scopul proiectului: Îmbunătățirea procesului de luare a deciziei la nivelul Municipiului Arad prin introducerea unor metode și sisteme coerente de fundamentare a deciziilor, corelarea acestora cu resursele disponibile și pregătirea personalului aparatului de specialitate, precum și a consilierilor locali în vederea utilizării acestor instrumente Obiectivele specifice ale proiectului:

OS1. Îmbunătățirea procesului de planificare strategică și alocare a resurselor în cadrul Primăriei Municipiului Arad prin elaborarea Planului Strategic Instituțional aferent anilor 2020 si 2023.

OS2. Îmbunătățirea corelării între măsurile și planurile de acțiune din principalele documente de politici publice și activitățile de planificare bugetară și alocare a resurselor de câtre autoritatea publică locală Municipiul Arad prin actualizarea Strategiei Integrate de Dezvoltare Urbană a Municipiului Arad și a Planului de Mobilitate Urbană Durabilă pentru Municipiul Arad pentru perioada post 2020.

OS3. Implementarea unor măsuri de simplificare pentru cetățeni, în corespondență cu Planul Integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor), cât si front-office.

OS4. Dezvoltarea cunoștințelor și abilităților personalului din cadrul Primăriei Municipiului Arad, în vederea sprijinirii măsurilor vizate de proiect. Este avută în vedere instruirea, evaluarea și certificarea competențelor și cunoștințelor dobândite în ceea ce privește planificarea strategică.

Rezultate așteptate și activități propuse:

• 1. Mecanisme și proceduri standard implementate la nivel local pentru fundamentarea deciziilor și planificarea strategică pe termen lung

• - Elaborarea Planului Strategic Instituțional pentru perioada 2020-2021 pentru Primăria Municipiului Arad

• - Actualizarea Strategiei Integrate de Dezvoltare Urbană a Municipiului Arad (SIDU)

• - Actualizarea Planului de Mobilitate Urbană Durabilă pentru Municipiul Arad (PMUD) pentru perioada post 2020

• 2. Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local, corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni

• - Platformă integrată pentru servicii electronice complete.

• - Terminal interactiv self-service pentru servicii electronice.

• - Platformă integrată pentru arhivare electronică și retrodigitalizarea documentelor

• 3.  Cunoștințe și abilități ale personalului îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate

• - Organizarea cursurilor de formare profesională în domeniul planificării strategice pentru personalul Primăriei Municipiului Arad.

Față de cele prezentate mai sus,

PROPUNEM

Aprobarea cofinanțării proiectului „Planificare strategică eficientă și implementare de soluții electronice pentru reducerea birocrației”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, în condițiile obținerii finanțării proiectului.

ADMINISTRATOR PUBLIC Xxxxxxx Xxxxx

DIRECTOR EXECUTIV.

Xxxxxxx Xxxxxxx

DIRECTOR EXECUTIV, Xxxxx Xxxxxxx

DIRECTOR EXECUTIV, Xxxxx Xxxxxxx

ȘEF SERVICIU,

Xxxxx Xxxxxxxxx